タスク管理ワークフローを自動化する9つのZapier統合

10を超える電子メールアカウント、複数のクライアントプロジェクトダッシュボードを処理し、さまざまなタイムゾーンの専門家と共同作業を行う場合があります。ビジネスワークフローを自動化するのに最適な時期です。

自動化によって多くのデータソースからの人、ソフトウェア、およびコンテンツを接続することにより、チームの生産性を飛躍的に向上させることができます。この記事では、人気のあるタスクアプリとプロジェクト管理アプリの間の複数の統合について説明します。

1.GoogleスプレッドシートとToggl

これら2つのアプリは、リモートセットアップとハイブリッドセットアップでのプロジェクト管理に最適な組み合わせです。 Togglは時間追跡、タスク管理、プロジェクトタイムラインなどをもたらしますが、GoogleSheetは共同データ管理のための信頼できるツールです。

Togglで新しいクライアント、プロジェクト、タスク、または時間エントリを作成するときはいつでも、Zapier統合は、Googleスプレッドシートでその新しいタスクのデータを管理するのに役立ちます。 Googleスプレッドシートで以前のプロジェクトワークシートをコピーして、新しいプロジェクトに適合する古いプロジェクトを複製できます。

同様に、プロジェクトのワークシートに新しいスプレッドシート行を追加するときはいつでも、Togglは新しいタスクやタグなどを作成できます。

2.Monday.comとExcel

1行もコーディングせずに、Zapier統合を使用してExcelスプレッドシートを自動化できます。さらに、ExcelをMonday.comに接続して、Monday.comで誰かが変更を加えるたびに、プロジェクト管理データをExcelスプレッドシートに直接インポートします。

ZapierにはExcel用の合計10個のアクションとトリガーがあります。また、Monday.comの場合、アクションとトリガーの両方に14のオプションがあります。したがって、これら2つのアプリのZapierで非常に複雑なアプリ統合レシピを簡単に作成できます。

たとえば、Monday.comアプリに新しいユーザーを追加する必要がある場合、Zapier統合により、テーブルに行を自動的に追加したり、そのプロジェクトのExcelシートの行を更新したりできます。

3.ClickUpとTimeDoctor

ClickUpは、プロジェクトの細部を管理できるようにするプロジェクト管理ソフトウェアです。一方、 Time Doctorは、チームメンバーの就業日を追跡するアプリです

これら2つのアプリを別々に操作する代わりに、それらを統合して複数のワークフローを自動化できます。たとえば、責任者がその日に不在の場合、ClickUpタスクにコメントまたはステータスを追加する必要がある場合があります。さらに、請求の目的でTimeDoctorでそれを追跡する必要があります。

代わりに、Time DoctorをClickUpに接続して、この非生産的なタスクを自動化します。 ClickUpで複数のトリガーシナリオを作成して、TimeDoctorで変更を加えることができます。その逆も可能です。

4. たるみと物事

Slackはチームコミュニケーションアプリですが、Thingsはタスクややることリストを整理するための理想的な個人用タスク管理アプリです。 Slackチャネルを介してタスクを受け取り、それらを手動でThingsアカウントに入力する場合があります。

ただし、Zapsを使用してこのタスクを自動化できます。 Zapsは、Zapierのすぐに使用できる自動化シナリオです。 Slackの変更を検出すると、Thingは自動的にToDoアイテムを優先フォルダーに追加します。

Thingsアプリで自動化できるSlackトリガーはたくさんあります。たとえば、プライベートチャネルまたはパブリックチャネルの新しいテキストは、Thingsアプリで新しいToDoをトリガーする可能性があります。

5.Gmailと物事

Gmailは、特にフリーランスのクライアントにとって、プロジェクト管理のための言葉では言い表せないツールです。ほとんどのギグワーカーとサイドハスラーはGmailを使用しています。これは、Googleのサービスが商業目的および個人目的で無料で使用できるためです。 GmailをThingsアプリと同期して、やることリストを管理できるようになりました。

GmailとThingsの統合を作成した後、Gmailの最大7つのトリガーを使用して、Thingsアプリでの自動ToDo作成を指示できます。人気のあるGmailトリガーは次のとおりです。

  • 新しいメール
  • 新しい添付ファイル
  • 新しいスター付きメール
  • 新しいスレッド

統合を設定すると、GmailとThingsが連携して、就業日のアイテムを更新します。

6.TrelloとJira

Jiraは問題追跡で人気があり、Trelloはかんばんスタイルのタスク管理ソフトウェアです。新しい問題がJiraアプリキューに表示されたときにTrelloでタスクを手動で作成すると、エラーが発生しやすく、時間がかかる可能性があります。これら2つのアプリにすぐに使用できるZapsを使用すると、チームの生産性を大幅に向上させることができます。

Jiraで新しいリクエストを受け取ったとしましょう。アプリ統合を使用すると、Trelloにこのタスクに関連するカードを自動的に作成するように命令できます。この自動化シナリオは、人的エラーや問題解決の不整合のリスクを軽減します。

TrelloのZapierベースの自動化は、Trelloカードへの添付ファイルの追加、リストの作成、メンバーの検索などの他のアクティビティも提供します。

7.AsanaとHubSpot

プロジェクト管理ツールとCRMソフトウェア間のリアルタイム同期は、カスタマーサービスに対応するチームにとって非常に重要です。多くの場合、HubSpotCRMを通じて新しいクライアントリードまたは取引を受け取る可能性があります。次に、 Asanaなどのプロジェクト管理ツールでタスクを作成または更新する必要があります。

Zapierを介して統合することにより、HubSpotとAsanaの多くのタスクを自動化します。カスタマイズされた自動化ワークフローを作成する場合は、10を超えるアクションとトリガーを使用できます。

Asanaは、HubSpotからの入力を検出すると、タスクの作成、ファイルの添付、タスクの更新などを自動的に行うことができます。 AsanaのHubSpotトリガーは、最近作成された連絡先、新しい会社、新しい取引、電子メールサブスクリプションのタイムラインなどである可能性があります。

8.ClickUpとJira

Jiraなどの問題追跡ソフトウェアをクラウドでホストしている場合は、 ClickUpなどのプロジェクト管理ツールと統合できます。 Zapierは、Jira SoftwareCloudおよびClickUp用の多くの既製の自動化シナリオを提供します。チームは、あるアプリから別のアプリにデータをコピーして貼り付けるのではなく、問題の解決に直接取り組むことができます。

Jira Software Cloudからの3つのトリガーに応答して、ClickUpアプリには8つのアクションがあります。 Jira Software Serverをトリガーアプリとして使用している場合は、新しいプロジェクト、新しい問題の種類、新しい優先度などのトリガーオプションが表示されます。

9. チームワークとアサナ

多くのアプリを通じて、さまざまなクライアントから複数のタスクを取得している可能性があります。ただし、複雑さを避けるために、最後に1つのプロジェクト管理ツールを使用することをお勧めします。 Zapierを介したチームワークとAsanaの統合は、別のタスク管理アプリからAsanaのタスクを集約できる1つの例です。

この統合により、チームワークからタスクを手動でインポートするという非生産的な作業が削減されます。新しいカレンダーイベント、イベントリマインダー、新しい請求書などのチームワークの入力に基づいて、Asanaは新しいタスク、プロジェクトを作成したり、既存のタスクを更新したりすることができます。

忙しい仕事を減らす

上記のリストは、ほとんどの人がプロジェクト管理を自動化するために使用するいくつかの一般的なアプリ統合を示しています。ただし、Zapierなどの統合ツールから探索できる自動化シナリオは他にもたくさんあります。

Zapierの上記の統合を使用してワークフローを自動化するか、生産性の向上に役立つ他の代替案を検討してください。