SharePointチームサイトを効果的に保護する方法:11のヒント

現代のITセクターでは、データセキュリティが懸念事項になっています。データ漏えいは別として、偶発的および意図的なデータの損失とデータの削除に注意してください。

SharePointチームサイトには機密データが保存されているため、内部または外部の脅威からデータを保護する必要があります。この記事では、機能するSharePointチームサイトを保護するためのヒントをいくつか紹介します。

1.チームサイトごとに1人の管理者を割り当てます

データの損失につながることが多い1つの間違いは、複数の人をチームサイトの管理者にすることです。 5人の管理者を作成した場合、サイトの削除または不正な共有の責任者をどのようにして知ることができますか?このような問題を回避するには、1つのチームサイトに1人の管理者がいることを確認してください。

この方法は、データ漏洩の可能性を減らすだけでなく、 SharePointWebサイトまたはサイトグループへの完全なアクセス権を持つ人々を制限します。

2.特定のIPと場所をホワイトリストに登録する

迷惑な番号をブラックリストに登録することはお使いの携帯電話で機能する可能性がありますが、SharePointチームサイトデータの場合は、ホワイトリストに登録する必要があります。あなたは犯罪者のIPと場所を知らないかもしれませんが、あなたは確かにあなた自身の場所とIPを知っています。あなたとあなたのチームがSharePointチームサイトにアクセスする場所からIPの承認を指定する必要があります。

分散した場所からリモートチームが作業している場合、このメソッドを実装することは最善のアイデアではない可能性があります。ただし、指定された場所をいつでもホワイトリストに登録して、データ侵害の可能性を最小限に抑えることができます。

3.自動データ保持プロセスを有効にします

データの損失は、必ずしも偶発的なデータの削除が原因であるとは限りません。データのセットは不要だと考えて削除することができます。しかし、後であなたはその重要性について知るようになります。

関連:最高のデータ回復ソフトウェア

このようなシナリオでは、自動データ保持が役立ちます。意図しない削除やその他のケースに対処するために、便利なデータ保持ポリシーを設定します。

必要に応じて、ファイル、フォルダー、またはライブラリにラベルベースのポリシーを適用できます。サイト全体のポリシーを設定することもできます。

4.共有設定を常にカスタマイズする

共有はオフィス文化では些細なことのように聞こえるかもしれませんが、ほとんどの人はそれにあまり注意を払っていません。 SharePointの共有アクセス許可に関しては、話は別です。 1つのリンクを使用してSharePoint内の誰とでもアイテムを共有できます。

重大なセキュリティリスクが含まれているため、すべての可能性と考慮事項を念頭に置いて管理する必要があります。さまざまなレベルで設定されているすべての共有権限を確認し、必要な権限をカスタマイズします。

5.サイトアクセス許可の制御

SharePointチームサイトのセキュリティを強化する場合は、サイトのどのセクションに誰がアクセスするかを制御する必要があります。

場合によっては、ユーザーが実際に必要とするよりも高い権限を持っていることがあります。実際に必要な数よりも多くのアクセスを許可すると、SharePointコンテンツライブラリが危険にさらされます。

6.対象読者に対してのみドキュメントを有効にする

オーディエンスターゲティングは、ユーザーの役割に基づいて一連のユーザーのコンテンツにアクセスできるようにする機能です。これはセキュリティ機能ではありませんが、チームメンバーが必要なものだけを確認できるようにします。

このようにして、不正アクセスからチームサイトのデータを保存できます。この機能は、ナビゲーション、ページ、およびドキュメントで使用できます。

7.機密データのライブラリ同期を禁止する

機密データをローカルシステムに同期すると、データ損失に対して脆弱になることをご存知ですか? SharePointユーザーがドキュメントライブラリをローカルコンピューターに同期し、すべてのC:ドライブデータを削除すると、偶発的なデータの削除が多数発生します。

さらに、同期されたローカルライブラリからSharePointデータを削除しているときに、警告が表示されることもありません。このような悲惨なイベントを回避し、チームサイトのデータを安全に保つために、ライブラリの同期を無効にします。

8.ページ編集を規制する

他の人がチームサイトページを編集できるようにするときは注意が必要な場合があります。 SharePointはそのページを他のコンテンツと同様に扱うため、編集権限を持つユーザーは、ライブラリからドキュメントを削除したり、ページを変更したりできます。

これらの損傷の発生を防ぐには、継承とライブラリの読み取り専用を解除します。これにより、すべてのライブラリページを編集できなくなります。

これが便利な手順ではない場合は、特定のページを編集できないようにすることもできます。重要なページにのみ編集制限を追加し、残りは編集用に開いたままにしておくことができます。

9.カスタム権限レベルを使用する

他の必要な手段を講じているにもかかわらず、SharePointチームサイトのカスタムアクセス許可レベルを作成する必要がある場合があります。状況に応じて、チームメンバーに合わせた許可レベルを選択することを躊躇しないでください。

デフォルト設定では、訪問者はサイトデータのみを読み取ることができ、サイトメンバーはコンテンツを追加、編集、または削除できます。ユーザーがドキュメントのみを編集し、削除しないようにする場合は、必要に応じて適切なアクセス許可レベルを作成します。権限を設定すると、ユーザーには実行が許可されているオプションのみが表示されます。

10.データ漏えいに対する絶対確実なポリシー

データ漏えいは、印刷、共有などの単純なアクションによって発生する可能性があります。これらによるデータ損失を防ぐには、データ漏洩に対する気密ポリシーを作成する必要があります。特定の基準に基づいて、データの共有、印刷、ダウンロードなどのアクションを禁止する可能性があります。

考えられるすべての問題点を考慮し、チームに適したデータ損失防止ポリシーを作成します。少なくともコアシナリオでは、データの損失を防ぐようにしてください。

11.サイトのセキュリティについてチームをトレーニングする

このリストの最後のポイントは、チームサイトを使用するすべてのチームメンバーに適切なセキュリティトレーニングを提供することです。 IT管​​理者だけがデータセキュリティについて心配していた時代は終わりました。これで、すべてのスタッフがデータ保護に自分の役割を果たす必要があります。

関連:最高の無料サイバーセキュリティコース:オンラインで安全になる方法を学ぶ

データ同期と外部共有の余波を彼らに認識させるために、詳細なトレーニングを手配する必要があります。また、規定の時間内に削除されたアイテムを回復する方法を教えてください。何よりも、SharePointの作業プロセスを理解してもらい、アクションを自己監視できるようにします。

チームサイトを効果的に保護する

SharePointチームサイトのデータを保護するための予防措置を講じることが不可欠です。これらのヒントを試して、一般的なリスクを最小限に抑え、SharePointチームサイトに360°のセキュリティを提供してください。

SharePointは、共同作業やプロジェクト管理にも役立つ強力なコンテンツ管理ツールです。チームサイトのデータを安全に保つと、セキュリティ違反を追跡する代わりに、重要なことに気を配ることができます。