PowerPointプレゼンテーションのファイルサイズを縮小する方法

PowerPointプレゼンテーションは、アイデアを広めるための優れた方法です。製品を売り込む場合でも、子供に教える場合でも、スライドショーが役立ちます。

ただし、プレゼンテーションが長い場合、またはビジュアルが多い場合は、PowerPointファイルが大きくなりすぎていることに気付く場合があります。そのため、アタッチメントとして取り付けるのが難しくなります。また、クライアントにダウンロードするのに時間がかかりすぎる可能性もあります。

この問題を解決するために、プレゼンテーションファイルのサイズを小さくするための7つのヒントを次に示します。

1.画像の挿入を使用-ドラッグアンドドロップしないでください

ハードドライブからプレゼンテーションに写真を追加する場合、最も簡単で一般的な方法は、ファイルエクスプローラーから写真をコピーして、PowerPointに貼り付けることです。または、フォルダからスライドショーにドラッグアンドドロップすることもできます。

ただし、これを行うと、プレゼンテーションのファイルサイズが大きくなる可能性があります。これは、ファイルを直接PowerPointにコピーアンドペーストまたはドラッグアンドドロップすると、画像がBMPまたはPNGファイルタイプに変換されるためです。

これらのファイルタイプを使用すると、アイコンにあるような透明な背景を保持できますが、写真のファイルサイズも大きくなります。ただし、画像挿入機能を使用すると、PowerPointはファイルの種類を変更せずに画像を追加するため、ファイルサイズが大きくなることはありません。

2.画像​​エディタで写真を切り抜く

追加したばかりの画像全体を使用する必要がない場合があります。セクションを削除して、よりインパクトのあるものにすることをお勧めします。ただし、その場合は、PowerPointの組み込みのトリミングツールを使用してトリミングしないでください。

PowerPoint内で画像を切り抜くと、アプリは切り取った画像の一部を非表示にするだけです。これは、将来作成した切り抜きを元に戻したい場合に役立ちますが、作成した切り取りを最終的に行う場合は、プレゼンテーションのファイルサイズが増えるだけです。

PowerPointで画像を切り抜く代わりに、専用の画像エディタを使用できます。 Microsoftの組み込みのペイントアプリを使用して簡単な作物を作成することも、Canvaなどの無料のオンラインツールを使用することもできます。写真を好みに合わせてトリミングしたら、[画像挿入]ツールを使用して写真をプレゼンテーションに追加できます。

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ファイルをPNGやBMPではなくJPGまたはJPEGとして保存することを忘れないでください。 JPGファイルは、適度な品質を維持しながら、画像を最大限に圧縮します。このようにして、写真ごとにさらに数キロバイトを節約できます。写真がたくさんある場合、これは多くのスペースになります。

3.PowerPointの外部で画像を編集する

前のポイントに基づいて、PowerPointの代わりに画像エディタを使用して写真を編集する必要があります。このアプリは比較的高度な写真編集ツールを提供しますが、それでも専用の写真編集ソフトウェアほど強力ではありません。

Microsoftの組み込みの基本的な写真編集機能を使用して画像を編集できます。または、使いやすい写真編集ソフトウェアがいくつかあり、使いやすく、高度な編集が可能です。

PowerPointはすべての写真の情報を保持するため、これを行う必要があります。たとえば、画像をカラーから白黒に変換した場合でも、アプリはファイルのすべてのカラー情報を保持するため、ファイルが大きくなります。ただし、画像エディタを使用して変換すると、ファイルを保存するとすべての色情報が失われるため、ファイルが小さくなります。

4.写真を圧縮します

上記のすべてを実行した場合でも、プレゼンテーションのファイルサイズをさらに縮小する方法があります。これを行うには、プレゼンテーションに表示する予定の画面サイズに合わせてすべてのスライドショー画像を最適化します。

これは、PowerPointが画像を最大許容品質に保つ傾向があるためです。結局のところ、アプリはすべてのタイプのディスプレイサイズに合わせてスライドショーを準備しています。あなたがそれを印刷しようとしていることさえ考慮しています。それがあなたの写真を可能な限り最高の品質に保つ理由です。

これは良いことですが、プレゼンテーションのサイズが大きくなります。そのため、対象読者向けにファイルを最適化する必要があります。

これを行うには、スライドショーの任意の画像クリックします。次に、メニューリボンで[画像形式]を選択します。 [画像圧縮]ボタンを押すと、[画像圧縮]ウィンドウがポップアップ表示されます。 [圧縮オプション]で、[この画像のみ適用する]のチェックマークを外して、すべての画像を圧縮します。

[解像度:]で、アプリケーションに適した1インチあたりのポイント(PPI)を選択します。プレゼンテーションが個人消費用である場合、つまりスマートフォン、タブレット、およびコンピューターモニターでのみ表示する場合は、96PPIの解像度で十分です。

ただし、中型のプロジェクターまたは50インチを超える画面に表示する場合は、150PPIを選択する必要があります。プレゼンテーションを配布物として印刷することを計画している場合は、220PPIを選択してください。最後に、大判プロジェクターまたはLEDスクリーンボードを使用する場合は、330PPIを選択してください。

ビデオは、プレゼンテーションで最も重要なアイテムであり、ファイルサイズが大きくなります。一般的な1分間のフルHDビデオのファイルサイズは約124MBです。したがって、ビデオをPowerPointファイルに埋め込む代わりに、リンクすることができます。

YouTubeなどのビデオホスティングWebサイトにビデオをアップロードし、スライドショーにリンクするだけです。ビデオをアップロードしたら、そのWebアドレスをコピーしてプレゼンテーションに追加することを忘れないでください。

スライドショーに追加するには、メニューリボンの[挿入]に移動し、[ビデオ]をクリックして、ドロップダウンメニューで[オンラインビデオ… ]を選択します。新しいウィンドウがポップアップし、[オンラインビデオバーのアドレスを入力してください]にビデオリンクを貼り付けます。

選択したビデオがロードされると、メイン画面にそのプレビューが表示されます。正しいビデオであることに満足したら、[挿入]をクリックします。これで、ビデオがスライドショーに埋め込まれていることがわかります。

ただし、埋め込みビデオを表示するには、視聴者または視聴者がアクティブなインターネット接続を持っている必要があることに注意する必要があります。そうでなければ、彼らはそれを見ることができません。

6.最新のフォーマットを使用する

最新バージョンのMicrosoftOfficeを使用している場合は、最新のファイル形式を使用することをお勧めします。 Microsoft Office 2003以前用に設計されたPPTと呼ばれる古いファイル形式は、新しいPPTXファイル形式よりも多くのスペースを消費します。

古いバージョンのPowerPointではファイルを開くことができない場合がありますが、ファイルサイズが小さいということは、プレゼンテーションが添付ファイルとして電子メールに収まるということです。さらに、最新バージョンのPowerPointをお持ちでない方は、代わりにMicrosoft Office Online、またはGoogleスライドを使用してプレゼンテーションを表示できます。

7. Zip It

最後の手段として、プレゼンテーションのファイルを圧縮してサイズを小さくすることができます。あなたはまさにそれをするためにいくつかの無料のツールを使うことができます。また、広く普及しているため、受信者はファイルの解凍にそれほど問題はありません。

スペースを節約

PowerPointプレゼンテーションが大きすぎて電子メールに添付できない場合は、上記の手順に従ってサイズを小さくすることができます。それらはシンプルで、素早く、そして簡単に実行できます。また、プレゼンテーションのファイルサイズが割り当てられた制限よりも大きい場合は、さらにいくつかの解決策があります。

1つ目は、クラウドにアップロードして、ファイルのリンクを受信者と共有することです。 2つ目は、プレゼンテーションを2つに分割してから、2つの別々の電子メールで送信することです。パート2があることを示すスライドを最初のファイルに必ず追加してください。

しかし、何を選択しても、ファイルのサイズを小さくすることはあなたの心の最後のことです。あなたのコンテンツに焦点を合わせて、それをこれまでで最高のプレゼンテーションにしてください。あなたがする必要がある他のすべてのことは、あなたがあなたの出力を完成させたらすぐに所定の位置に落ちます。