PhraseExpressがチームワークの改善に役立つ5つの方法

PhraseExpressは、いくつかの貴重な生産性サービスを提供します。その主な目的は、ユーザーがより速く、より効率的に書くことを可能にする優れたテキスト拡張ツールを提供することです。ただし、PhraseExpressは、チームのワークフローを改善するための優れたツールでもあります。

あなたのビジネスがスムーズに協力する人々のチームに依存している場合、PhraseExpressが役立つ5つの方法があります。

PhraseExpressとは何ですか?

PhraseExpressは、より速く入力できるように設計されたプログラムです。特定の単語や文のキーボードショートカットを設定できます。次に、これらのショートカットを使用すると、PhraseExpressは自動的に完全なフレーズを入力します。

オンラインで十分に調べてみると、テキストを展開するためのさまざまな方法に出くわすでしょう。たとえば、 MicrosoftWordでカスタムテキスト拡張を作成する方法を学ぶのにほんの数ステップしかかかりません。

PhraseExpressを特別なものにしているのは、複数の場所で機能することです。レポートを作成する場合でも、メールを作成する場合でも、よく使用するフレーズをキーストロークの半分で表示できます。

PhraseExpressに参加すると、すべてのサービスの30日間の無料トライアルから始めることができます。その後、あなたのアカウントは無料の個人アカウントに戻りますが、クールな市販のおもちゃはありません。

これらを取り戻すには、Standard、Professional、またはEnterpriseサブスクリプションから選択します。以下に示すように、各パッケージにはますます多くの特典が付いています。

チームに所属していて、一緒に仕事をしたい場合は、Enterpriseエディションが最適です。その機能は、PhraseExpressが複雑なシステムであるかを示しています。

複数の言語へのアクセスとOutlookのアドインは、Enterpriseパッケージにとって大きなメリットですが、標準のPhraseExpressサブスクリプションでも、チームのワークフローを改善するのに役立ちます。

1.チームメンバーは同じフレーズルールに従います

PhraseExpressは、スタイルガイドのようなものに関しては、全員が同じページにいることを確認します。管理者がさまざまなフレーズのキーボードショートカットを設定すると、チーム全体がそれらにアクセスして使用できるようになります。誰もが、すべての一般的なタスクでテキスト拡張ショートカットを表示、学習、および適用できます。

PhraseExpressは更新も非常に簡単で、ルールの変更を誰でも見ることができます。

追加の組織化のために、セットアップの一部として中央クライアントマネージャーを取得します。プログラム設定やサーバー通知から使用統計やアカウント権限まで、すべてを制御します。

より正確には、特定のフォルダーを読み取ったり編集したりできるユーザーまたはグループを指定できます。これを行うには、上部の[フレーズ]ツールバーに移動し、[アクセス権]をクリックします。次に、ドロップダウンメニューから関連する選択を行います。チームが成長し、システムをよりよく知るようになるにつれて、オプションがより明確になります。

プログラム制限は、物事の管理に役立つもう1つのツールです。アイコンはアクセス権のすぐ横にあり、フォルダまたはフレーズを制限または除外できる利用可能なソフトウェアを選択できる同様のウィンドウを開きます。条件を選択することもできます。その場合、これらの条件下でこれらのプログラムを使用しているチームメンバーのみが、テキスト拡張を使用できます。

2.ハイエンドローカルネットワークが優れたワークフローを設定

ローカルネットワークは通常、テクノロジーベースのオフィスにおけるコミュニケーションの中心です。 Microsoft、Citrix、およびNASサーバーのサポートにより、PhraseExpressが提供するシステムは、チームワークを最高の状態に保つ必要があります。

PhraseExpressはWindowsとMacの両方のコンピューターにインストールできますが、プラットフォームごとに異なるファイルをダウンロードし、独自のプロセスに従う必要があります。もう1つのオプションは、ポータブルバージョンのPhraseExpressです。これは、USBデバイス上にあり、コンピューター間を移動できます。

これは、たとえば、チームメンバーが限られたスペースのラップトップで作業する場合に役立ちます。

グループに最適なバージョンを選択してください。必要なソフトウェアをすべてのコンピューターに追加し、それらをメインサーバーにリンクしたら、準備は完了です。これは、ネットワークがプログラムを共有する方法です。

ローカル接続が適切に機能することを確認することで、グループの共同作業のニーズに対する強力な基盤が作成されます。一日の終わりに、各ユーザーは、ビートを逃すことなく、社内の標準に合わせて作業および書き込みを行うことができます。

3.いくつかの安全対策が安心を可能にします

保存したフレーズには名前と住所が含まれる可能性があるため、セキュリティが最優先事項です。 PhraseExpressのオンライン機能により、これはさらに重要になります。すでに説明した制限ツールは、チームがリソースを安全に共有して顧客のプライバシーを保護するための完璧な方法です。

中央のクライアントマネージャーも過小評価しないでください。全体的な使用状況を監視し、アクセス権を制御できます。

その上、エンドツーエンドのAES暗号化を使用してパスワードを作成するなどの対策があります。これにより、許可されていないユーザーがデータをあるユーザーから別のユーザーに移動するときにデータにアクセスするのを防ぎます。

暗号化を追加するには、 [ファイル]タブに移動し、 [パスワードの設定]を選択します。ウィンドウがポップアップします。強力なパスワードを入力し、使用する条件にチェックマークを付けます。 [ OK ]をクリックすると、保護されたファイルはパスワードを持っている人だけが開きます。

4.次のレベルのコラボレーションのためのクラウドサポート

チームの大部分がオフィスに拠点を置いている場合は、ローカルネットワークで問題なく機能します。しかし、いくつかの創造的なプロジェクトでは、人々が常に外出する必要があります。これらのリモート作業条件に関しては、クラウド同期により、PhraseExpressはチームにとってはるかに役立ちます。

OneDrive、Dropbox、Google Drive、Synologyなど、人気のあるすべてのクラウドプロバイダーを使用して、インターネット経由でフレーズやフォルダーを共有できます。 PhraseExpressのすべての機能の中で、これは、同僚が長距離でのコラボレーションがはるかに簡単であるため、勝者です。

5.コンピューターとモバイルのクロスプラットフォーム互換性

ソフトウェアの使いやすさをさらに高めるために、PhraseExpressの背後にある頭脳は、可能な限り多くのデバイスで動作するようにソフトウェアを設計しました。ただし、各プラットフォームで使用できるサービスには違いがあります。

Windowsでは、個人または専門家のメンバーシップを持っているかどうかに関係なく、すべてのオプションが開いています。

Macはより狭い範囲の機能を認識しますが、取得するクライアントサーバーシステムの効率はそれほど高くありません。失うのは、Outlookアドイン、クリップボードのトリック、MSWordからテキスト拡張をインポートするオプションなどのWindowsベースのツールだけです。それを超えて、パフォーマンスと共有機能は同じままです。

PhraseExpressは、iPhoneとiPadでも利用でき、コンピューター版と同様のツールを備えています。ただし、モバイル版には欠点があります。たとえば、マクロを作成および編集したり、外部キーボードを使用したりすることはできません。

それにもかかわらず、iOS上のPhraseExpressはそれほど便利ではありません。ポータブルデバイスでも、ユーザーはチームの共有リソースにアクセスできます。机の後ろで立ち往生することは、プロのテキスト拡張を最大限に活用する唯一の方法ではありません。

残念ながら、Androidユーザーは悪いニュースを待っています。 GoogleドライブとPhraseExpressプログラミングの間の技術的な問題により、GooglePlayアプリは利用できなくなりました。それが事実になるまで、移動中のチームメンバーは仕事のためにiOSデバイスに投資したいと思うかもしれません。

ダウンロード: Text Expander PhraseExpress (無料、プレミアムバージョンが利用可能)

テキスト拡張を共有し、チームとしてよりよく機能する

PhraseExpressには、書くのをスピードアップできる便利なツールやコツがたくさんあります。しかし、ユーザーのネットワークにとってのその価値は同じくらい素晴らしいです。

ローカルでもクラウド経由でも、フレーズや一般的にスペルミスのある単語でいっぱいのフォルダーを共有できます。また、コンピューターとiOSデバイスから、すばやく安全にこれを行うことができます。

さらに、これはワークフローのカスタマイズを開始するのに最適なプログラムであり、Androidデバイスでのテキスト自動化のための他のソリューションと組み合わせることができます。