Outlookで電子メールをスケジュールする方法

連絡する人が多すぎて時間が足りない場合があります。自動化されたテクノロジーから最も恩恵を受けるのは、このような日々です。メールを作成して、1週間後にOutlookに送信させることができます。

Outlookでメールをスケジュールする方法に関するガイドは次のとおりです。数ステップ以上かかることはありません。メッセージを書き、日付を選び、ソフトウェアに残りを任せます。メールが出る前に何かを変更したい場合は、同じように簡単に変更できます。もう少し詳しく見ていきましょう。

1.Outlookで新しい電子メールを作成する

Outlookを起動し、[新しい電子メール]ボタンをクリックします。通常どおりメッセージを作成し、受信者を追加し、その他必要なものをすべて追加します。電子メールの内容は、Outlookの配信の遅延には影響しません。

または、スケジュールを設定した後でメールを作成することもできます。どちらの方法でそれを行うかは完全にあなた次第ですが、個人的な使用であろうとプロの使用であろうと、あなたの動きを計画することにいくらかの努力を払ってください。

OneNoteやTrelloのように、 5年間の目標計画とそれをサポートするツールをレイアウトすることは、最終的には見返りの価値があります。そして、あなたのメールは始めるのに良い場所です。

2.メールのスケジュールと管理

次のステップの準備ができたら、[オプション]タブに移動し、[配信遅延]ボタンをクリックします。上で示唆したように、これはアクティブであり、電子メールに何かが含まれているかどうかに関係なく利用できます。

ボタンはたくさんの楽しいオプションでウィンドウを開きます。 Outlookで電子メールをスケジュールする方法だけが気になる場合は、[配信オプション]セクションに直接移動します。

[前に配信しない]コマンドの横にあるチェックボックスをオンにして、日付と時刻を設定します。最後に、[閉じる]をクリックすると、Outlookに設定が保存されます。

その他の配信および管理ツール

[配信遅延]ウィンドウの追加オプションにより、自動化された電子メールをさらに効率的にすることができます。

たとえば、プロジェクトの期限が過ぎた後でもシステムがメールを気にしないように、有効期限を設定できます。

チーム内で作業していて、全員の電子メールがOutlookにある場合は、電子メールへの返信を特定の人に送信することができます。

その他の管理設定には、配達を要求したり、領収書を読んだりできることが含まれます。電子メールを機密としてマークし、暗号化して、対話を安全に保つこともできます。

電子メールをスケジュールするOutlookの機能は、発見するための多くの隠された便利な機能の1つです。これらは、Microsoftのソフトウェアを最大限に活用し、生産性を向上させるのに役立ちます。

3.メールを送信する

すべてが整ったら、[送信]クリックすると、Outlookが電子メールをスケジュールします。正確には、サイドバーからアクセスできるアカウントの送信トレイフォルダに移動します。

このフォルダーには、日付、重要度、件名などで整理された、時間指定されたすべてのやり取りが保持されます。ただし、未読、フラグ付き、および言及された電子メールをフィルタリングすることもできます。

変更を加えるには、もう一度メールにアクセスして、必要なものを調整します。ディスパッチされると、[送信済みアイテム]フォルダーにインタラクションが表示されます。

Outlookで電子メールをスケジュールするためのベストプラクティス

システムのパフォーマンスに影響を与える可能性のあるいくつかの要因があります。まず、インターネットがないとOutlookで自動メールを送信できないため、必要なときに接続が良好で機能していることを確認してください。

第二に、最新のソフトウェアが最適です。新しい機能が欠落していることは別として、古いバージョンのOutlookは、たとえばインターネットへの接続やデータの同期時に問題を引き起こす可能性があります。そのような混乱はあなたの仕事を難しくします。

一般的な技術的な問題にも注意してください。よく出てくるのは、手動で[送信/受信]を選択するまでメールがスタックすることです。

これは通常、Outlookの詳細設定で[接続時にすぐに送信する]オプションがオンになっていない場合に発生します。 マイクロソフトは、原因と解決策をさらに説明しています。

最後に、スケジュールに注意してください。 1つは、コンピューターの日付と時刻が正しいことを確認することです。また、特に来月にスケジュールする場合は、時差、休日、遅延した電子メールの表現方法などの要素を考慮してください。

メールシステムを微調整する

実用的で快適なワークフローを自分で構築することが重要です。自動化はあなたの肩から多くの重量を取り除きます。同時に、それはあなたのビジョンとビジネスプランを現在を超えて、そしてあなたがどれだけ成し遂げることができるかを拡大するのを助けます。

Outlookで電子メールをスケジュールする方法は、最新のソリューションでは教えられません。メールの作成から適切な人へのタスクの割り当てまで、あらゆることに役立つスマートソフトウェアで貴重な時間を節約できます。あなたのオプションを探索することを恐れないでください。