MicrosoftTeamsでチームを管理するための9つの最良の方法

Microsoft Teamsを使用すると、リモートのチームメンバーがシームレスに連携して生産性を向上させることができます。

ただし、チームリーダーは、データ漏洩や不正アクセスなどの予期しない状況を防ぐために、このプラットフォームの使用を監視する必要があります。リモートチームのMicrosoftTeamsを管理する方法をご覧ください。

1.チームの作成と命名戦略

すべての主要な利害関係者は、 MicrosoftTeamsで新しいチームを作成できる必要があります。ただし、この機能に誰もがアクセスできるわけではありません。チームの作成権限を、管理者、マネージャー、またはアクセスが必要な人に制限します。

チームの目的や機能を知らないと、チームの管理が難しくなります。したがって、Azure ActiveDirectoryで効果的な命名規則を使用してください。

命名規則は、すべてのチームが従う一貫した命名スタイルまたは構造を指します。この命名スタイルは、チームの説明、機能、地理的地域、作成者の名前などを知るのに役立ちます。

2.データとメッセージのライフサイクルを定義する

カスタマイズされたデータ保持ポリシーを持つことは、すべてのチームにとって不可欠です。したがって、メッセージを一定の時間範囲で保存することができ、その時間以降、テキストは不要になると自動的に消えます。プロジェクトを分析し、それに応じてメッセージ保持の時間を設定します。

ライフサイクルを定義して、同じプロセスをチームデータに適用する必要があります。 Microsoftによると、このサイクルは、チームを作成してチャネルを設定したときに始まります。サイクルの真ん中は、チームが積極的に協力するときです。サイクルの終わりは、チームが意図したタスクを完了した後、その寿命に達したことを意味します。

3.外部アクセスを規制する

Microsoft Teamsのデフォルト設定では、他の組織のチームメンバーが通信データにアクセスできます。また、TeamsまたはZoomを使用する外部の関係者との会議を設定することもできます。

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この設定を慎重に使用して、組織データにアクセスできるユーザーを制御します。特定のドメインをブロックリストに追加したり、一部のドメインのブロックを解除してアクセスを制御したりできます。

外部アクセスは組織の他のメンバーのためのものですが、ゲストアクセスとは、社外の人々がチームデータにアクセスできるようにすることを指します。クライアントまたはサードパーティのパートナーと緊密に連携する作業を行う場合は、この機能を限られた範囲で有効にすることができます。

4.会議とテキストメッセージのポリシーを考え出す

Microsoft Teamsは、プロフェッショナルなコミュニケーションのためのプラットフォームであり、個人的なコミュニケーションが少ないほど優れています。組織の基準に沿って、メッセージングと会議のポリシーを作成します。

専門家ではないステッカー、GIF、ミームの使用を管理または禁止します。また、コンテンツレーティングシステムが迷惑なコンテンツを見つけられるようにすることもできます。

送信されたメッセージの編集または削除をユーザーに許可することもできますが、元のメッセージをたどる必要がある場合があることに注意してください。チーム会議の記録と転記も可能です。

ただし、会社のポリシーに基づいてこれらの機能を検討し、これらのアクションを実行する場合は、すべての参加者に明確に通知してください。また、チームメンバーのみに会議への直接アクセスを提供する必要があり、ゲストは承認後に参加する必要があります。

5.サードパーティのアプリ統合を規制する

チームリーダーとして、MicrosoftTeamsのシームレスなサードパーティ統合機能に満足する必要があります。ただし、サポートされているアプリをすべてのメンバーが統合できるという事実は、あなたにとって懸念事項になる可能性があります。 MicrosoftTeamsチャネルをクリーンで安全に保つ必要があります。

そのためには、統合のためにサードパーティアプリの特定のリストのみを許可する必要があります。 Microsoft Teams管理センターの[アプリ管理]ページにアクセスして、同僚に許可するTeamsアプリを管理できます。そこで、個々のユーザー向けにサードパーティのアプリエクスペリエンスを変更することもできます。

6.通話とメッセージの監査

Microsoft Teamsの管理者は、過去30日間のメンバーの通話履歴を確認および監査できます。個人の通話履歴データ、トラフィック、ヘッドセット、ネットワーク品質などを使用して、直面している通信の問題を解決できます。

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また、Skype for Businessのレガシーポータルで過去90日間の通話品質の傾向データにアクセスして、ネットワークパフォーマンスの概要を取得することもできます。

7.データ分類のルールを設定します

データの分類は、データの機密性レベルに関する重要な情報を提供する方法です。この分類により、機密データの場所、そのリスク要因、およびチームメンバーがデータをどのように使用しているかを知ることができます。分類を通じてこの情報を簡単に知るには、データ分類スキームを設定します。

この一連のルールは、エンドユーザーに利用可能なオプションを明確に説明します。したがって、ルールはわかりやすい言葉で設定してください。 Microsoftのすべてのチームに分類ルールを適用します。

分類スキームを設定したら、データ損失防止(DLP)、保持ラベルなどを作成して実装することもできます。

チームメンバーは新しいリソースを自由に含める必要がありますが、これによってデータのセキュリティが危険にさらされることはありません。プロジェクトの機密性レベルに応じてMicrosoftTeamsセキュリティ設定をカスタマイズすることにより、この問題に対する実行可能なソリューションを提供できます。

データの目的に応じて、リンク共有を無効にするなど、さらに制限を追加することもできます。 Teamsは、他のMicrosoft 365アプリと統合された統合プラットフォームであるため、複数の管理センターで構成を実行するには、さまざまな承認レベルを通過する必要があります。

設定を管理する際には、各チームの重要性を考慮して適切な設定を考えてください。

9.MSチームポリシーでチームをトレーニングする

1人のチームメンバーだけがMicrosoftTeamsを最大限に活用するための最良の方法を見つけることはまずありません。したがって、このプラットフォームを使用して探索および成長するには、協力する必要があります。チームが初めてTeamsを使用する場合でも、しばらく経っている場合でも、定期的なトレーニングセッションが役立ちます。

そこで、人々はMicrosoftTeamsでの経験を他の人と共有することができます。また、チームとの以前の問題と、それらの問題を効果的に処理する方法について話すこともできます。また、彼らの提案を書き留めて、実行可能な提案を実装することもできます。

楽なチームコラボレーション

ツールの適切な利用は、チームやプロジェクトの成功の鍵です。したがって、メンバーのコミュニケーションとコラボレーションの方法を整理する一連のルールを適用するのは、チームリーダーの責任です。

上記のヒントは、チームが生産的なチームコミュニケーションのためにTeamsアプリを使用することを保証するのに役立ちます。