GSuiteで共同受信トレイを作成する方法

チームが同じ受信メールを管理する必要がある場合は、GSuiteのCollaborativeInboxを使用して、同じアカウントに複数のユーザーを追加できます。この機能により、複数のチームメンバーが同じ受信トレイを同時に維持できます。

独自の共同受信トレイを作成し、すべての機能を使用し、チームメンバーを割り当て、GSuiteアカウントから特定の権限を付与する方法は次のとおりです。

GSuiteの共同受信トレイとは

G Suiteの共同受信トレイを使用すると、個人のグループが同じメール受信トレイにアクセス、維持、管理できます。これは、マーケティングチームまたは営業チーム全体が同様の電子メールに応答する必要がある企業や組織に役立ちます。

これは、効率的なワークフローを作成するためにGoogleツール介してオンラインチームワークコラボレーションを促進することにより、生産性を向上させるための優れた方法です。

たとえば、営業担当者が潜在的なパートナーシップに関する電子メールを絶えず受信している場合は、全員に同じ受信トレイを監視するように割り当てることができます。届いたメールには誰でも返信して管理できます。

保護者からのメールを受信する学校で働いている場合は、共同受信トレイを設定して、教師がそれらのメールに返信できるようにすることもできます。適切な権限を持つメンバーは、自分でメールを要求したり、別のグループメンバーに割り当てたりすることができます。

Google WorkplaceはGmailと組み合わせる唯一のコラボレーションツールではありませんが、すでにGSuiteをお持ちの場合は最も効率的です。

このツールを使用して特定のメールにタグを付けることができます。これにより、受信トレイを整理し、古いメールを簡単に検索できるようになります。商品を販売している場合は、すべてのメールにそれらの特定の商品のタグを付けると、他の人がそれらを見つけるのに役立ちます。

共同受信トレイを作成する前に、Googleグループを設定してメンバーを追加する必要があります。

Googleグループを作成してメンバーを追加する方法

コラボレーティブ受信トレイの管理とアクセスを開始するには、最初にグループを作成する必要があります。これにより、共同受信ボックスへのメンバーの追加を開始できます。

  1. Googleグループにサインインします
  2. [グループの作成]をクリックします
  3. 情報を入力し、設定を選択します。
  4. [グループの作成]をクリックします

グループを設定したら、電子メールでグループに招待したり、グループに直接追加したり、応募した人の承認を開始したりできます。

招待状を送信すると、受信者の受信トレイに直接メールで送信され、グループへの参加を確認します。グループにメンバーを直接追加するには、そのメンバーのメールアドレスが必要です。送信後にメンバーを追加します。

グループを作成してメンバーを追加することで、完全に機能する共同受信トレイを作成できます。あなたを妨げている唯一のことは、機能をオンにする必要があることです。

コラボレーション機能をオンにする方法

既存のメンバーの共同受信トレイを作成するには、最初に共同機能を有効にする必要があります。ただし、以下の手順を実行する前に、Googleグループの会話履歴が有効になっていることを確認してください。

  1. Googleグループにサインインします
  2. グループ名前をクリックします。
  3. [グループ設定]をクリックします。
  4. [追加のGoogleグループ機能を有効にする] > [共同受信トレイ]を選択します。

コラボレーション機能がすべてセットアップされたら、メンバーがアカウントを管理しやすくするために、各メンバーにアクセス許可を割り当てる必要があります。

共同受信ボックスメンバーにアクセス許可を割り当てる方法

グループメンバーに権限を割り当てることにより、チームが会話を開始したり、会話を割り当てたり、会話を完了としてマークしたり、会話を重複としてマークしたり、会話をアクション不要としてマークしたりできるようになります。

デフォルトのグループロール(所有者、マネージャー、メンバー)、組織内の全員、Web上の全員、またはカスタム作成されたロールに応じて、グループに異なるアクセス許可を割り当てることができます。

  1. Googleグループにサインインします
  2. グループの名前をクリックします。
  3. [グループ設定]をクリックします。
  4. 権限をオンにするトグルをクリックしてください。
  5. スライダーを動かして、アクセス許可を取得するユーザーを選択します。

権限に除外を作成して、権限設定から特定のメンバーを除外することもできます。

GSuiteの共同受信トレイの管理

Collaborative Inboxを使用すると、さまざまなメンバーをグループに割り当て、特定の権限を付与して、メールを効果的に管理できるようにすることができます。

各チームメンバーは受信トレイ全体にアクセスでき、さまざまな会話をさまざまなメンバーに割り当てることができます。チームが作成されたので、アカウント内の全員を安全に保つことを検討する必要があります。