Googleドキュメントで権限を付与および制限する方法

Googleドキュメントは共同作業を目的としています。しかし、「コラボレーション」とは、人や人によって意味が異なる場合があります。幸いなことに、Googleドキュメントを使用すると、必要に応じて物事を自分でうまく維持したり、さまざまな程度でさまざまな人とドキュメントを共有したりできます。

この記事では、Googleドキュメントを他のユーザーと共有するさまざまな方法と、さまざまな共有オプションを使用したときに他のユーザーがアクセスできるツールとアクセスできないツールについて詳しく説明します。

Googleドキュメントを共有するためのガイド

ドキュメントの影響は、その範囲によって制限されます。誰とも言葉を共有することなく、Googleドキュメントを使用できます。しかし、この種の閉鎖生態系はあなたの仕事を助けませんし、それは他の誰にとっても何の役にも立ちません。 Googleドキュメントの真の力は、あなたの作品を他の人と共有することです。

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編集の手助けが必要な場合や、ドキュメントを完全に他の人に渡したい場合があります。また、提案を提出したいが、自分が作成したものに実際に変更を加えてほしくない場合もあります。次に、ユーザーがコンテンツのみを表示できる状況があります。 Googleドキュメントを使用すると、これらすべての状況を簡単に管理できます。

Googleドキュメントを共有する方法

Googleドキュメントを共有し、コントロールを設定するための主なインターフェースは、共有メニューです。このメニューには、次の2つの方法でアクセスできます。

  1. ドキュメントを閉じた状態で、Googleドライブでドキュメントのサムネイル右クリックし、 [共有]を選択します。
    Googleドライブで閉じたドキュメントを共有する。

    または、ドキュメントが開いているときに、右上隅にある青い[共有]ボタンをクリックします。

  2. すでに連絡先に誰かを追加するには、テキストボックスに名前またはメールアドレスの入力を開始します。
    共有Googleドキュメントの権限を調整します。
  3. 他の人を追加するには、[リンク取得]の下の下部のボックスから[変更]を選択します。これにより、ドキュメントがあればネットワークと共有したり、リンクを生成して誰とでも共有したりできます。
  4. 設定がお好みになったら、[リンクコピー]を選択します。
    Googleドキュメント共有リンクを生成します。
  5. 次に、メール、テキストメッセージ、その他のドキュメントなどでリンクを共有します。または、ドキュメントを制限付きに設定します。

共有するものを制御する方法

寄稿者が追加されると、その名前がテキストボックスの下に表示されます。名前の右側にある矢印選択して、ドロップダウンメニューにアクセスします。ここでは、ドキュメントのみを表示するか( Viewer )、ドキュメントにコメントするだけにするか( Commentor )、自分で変更を加えることができるか( Editor )を制御できます。

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このメニューから所有権を譲渡したり、期間限定のアクセスを許可したりすることもできます。他の人のアクセス許可を変更したい場合は、最初に所有者にしない限り、いつでも変更できます。このメニューに再度アクセスして、設定を変更するだけです。

上部のボックスの右上隅にある歯車のアイコンを選択することで、共有相手がドキュメントを他のユーザーと共有、ダウンロード、印刷、またはコピーできるかどうかを調整することもできます。

他の人があなたと共有するのを防ぐ方法

ちなみに、ドキュメントを共有できる人と共有できない人をある程度制御することもできます。 Googleドライブから、共有されているドキュメント右クリックします。

このメニューから、最初に送信されたドキュメントを実際に開かなくても、不正使用を報告したり、送信者がドキュメントを送信しないようにブロックしたりできます。

共有は強力なツールです

Googleドキュメントでは、さまざまな方法で共有できます。期間限定の閲覧のみのセッションから、他の誰かにあなたの作品の所有権を与えることまで。これらのツールをどのように使用するかはあなた次第です。機能することを嬉しく思います。