Googleドキュメントでできることを知らなかった10のこと

Googleドキュメントは一見基本的なように見えるかもしれませんが、クラウド生産性ツールには、仕事でより多くのことを行うのに役立つ見落とされがちな機能がたくさんあります。

この記事では、おそらく知らなかったいくつかのGoogleドキュメントの機能と、それらを使用してコンテンツの作成にかかる時間を節約する方法について説明します。

これらの機能は、ほとんどの場合、デスクトップバージョンのGoogleドキュメントツールでアクセスできることに注意してください。モバイル版でも使用できるものが表示されます。

1.音声入力

音声入力機能を使用するには、ドキュメントを開き、ページ上部のメニューバーから[ツール]をクリックします。ドロップダウンから[音声入力]を選択します。

マイクが画面にポップアップ表示され、好みの言語を選択できる言語メニューが表示されます。テキストを話す準備ができたら、マイクをクリックするか、 Cmd + Shift + S (Macを使用している場合)またはCtrl + Shift + S (Windows PCを使用している場合)を押して録音を開始します。

テキストの間に句読点を追加するには、「ピリオド」、「コンマ」、「疑問符」など、追加する句読点の名前を言います。音声入力を中断したい場合は「改行」や「新しい段落」、「聞くのをやめる」などの書式設定の指示を出し、続行する準備ができたら「再開」することができます。

Googleのサポートページ、このコマンドのリストから高度な編集コマンドを検索してください。

この機能を使用して、任意の音声を書き写すこともできます。音声を(電話またはその他のデバイスから)音声からテキストに再生するだけで、音声が入力されます。いくつかの編集が必要になる場合がありますが、多くの時間を節約できます。

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音声入力機能はデスクトップでのみ使用できますが、Chromeブラウザでのみ機能します。

2.オフライン編集

多くの人がGoogleドキュメントのクラウドへの即時保存機能を気に入っていますが、しばらくインターネットにアクセスできないと不便になる可能性があります。良いニュースは、ファイルにオフラインでアクセスして編集できることです。

この機能はGoogleChromeでのみ利用可能であり、 GoogleドキュメントオフラインChrome拡張機能をインストールしてアクティブ化する必要があります。また、プライベートモードでブラウジングしていないことを確認してください。

この機能は、オンラインのときに導入する必要がありますが、導入が完了すると、オフラインでテキストを書き込んだり編集したりできます。インターネットにアクセスすると、テキストはクラウドに保存されます。方法は次のとおりです。

Googleドキュメントファイルをオフライン開いて保存できるようにするには、次の手順に従います。この機能は、PC、iOS、およびAndroidで使用できます。

3.ドキュメントのバージョン履歴を追跡/復元する

ドキュメントを単独で、または他のユーザーと一緒に作業している場合は、バージョン履歴機能を使用してドキュメントへの変更を追跡できます。

ドキュメントを一時的または永続的に以前のバージョンに復元することもできます。ドキュメントの一部を誤って削除し、[元に戻す]ボタンを使用してそれらを復元できない場合に、命を救うことができる機能。

バージョン履歴機能を使用するには、メニューバーから[ファイル]をクリックし、ドロップダウンから[バージョン履歴]を選択します。バージョンに名前を付けることもできるので、特に他のユーザーが同じドキュメントを編集している場合は、それを使用してドキュメントの継続的な変更を追跡できます。

この機能はデスクトップでのみ使用できます。

4.提案およびレビューモード

他の人と共同でドキュメントを編集するのは素晴らしいことですが、各人が行った変更を追跡するのは難しい(そして面倒な)場合があります。

提案機能を使用すると、ドキュメントを完全に変更したくない場合に、編集を提案するだけで済みます。提案はサイドバーのコメントとして編集者にポップアップ表示され、編集者は提案を受け入れることで即座に変更を加えることができます。返信を使用して会話スレッドを続行することもできるため、メールをやり取りしなくても、ドキュメントページで直接フィードバックを送受信できます。

編集を提案するに示唆する選択し、開いているドキュメントの右上にモードを編集するための鉛筆アイコンをクリックしてください。

提案なしでドキュメントを表示するには、[表示]をクリックします。取り消し線やコメントのポップアップなしで読むことができます。

時間を節約するために、すべての提案を一度に受け入れるか拒否することができます。 [ツール]をクリックし、[提案された編集の確認]を選択します。 [すべて受け入れる]または[すべて拒否]をクリックします

この機能はデスクトップでのみ使用できます。

5.フォントを追加します

メッセージに合わせてテキストスタイル設定したい場合は、Googleドキュメントでも実行できます。 Googleドキュメントツールにすでにプログラムされている24のデフォルトフォントとは別に、テキストを視覚的に強調するために、選択したいくつかのクールなフォントを追加できます。

フォントを追加するには、メニューバーの[フォント]をクリックして、[その他のフォント]を選択します。提供されているコレクションから必要な数のフォントを選択します。

この機能はデスクトップでのみ使用できます。

6.ドキュメントを比較する

これは、自分自身または共同編集者がドキュメントに加えた変更を追跡するために使用できるもう1つの機能です。これは特に大きなドキュメントに役立ちます。名前が示すように、2つのドキュメントを比較して、それらの違いを確認できます。

この機能を使用するには、比較するベースドキュメントを開き、[ツール]をクリックして[ドキュメントの比較]を選択します。

ポップアップ表示されるダイアログボックスで、ドライブから比較するドキュメントを選択し、[比較]をクリックします。 [属性の違い]フィールドに、最終的なドキュメントで提案された編集の作成者となる共同編集者の名前を入力します。

違いは、上記で説明した提案モードの場合と同じように表示され、編集を承認または拒否することもできます。

この機能はデスクトップでのみ使用できます。

7.検索して置換

テキスト内のエラーの複数のインスタンスを置き換える必要がある場合、Googleドキュメントでは検索と置換機能を使用して簡単に置き換えることができます。

Microsoft Wordの検索と置換機能に精通しているユーザーの場合、これはまったく同じように機能します。

ドキュメント内の特定の単語またはフレーズを検索するには、WindowsPCではショートカットCtrl + Fを使用し、MacではCommand + Fを使用します。 [ドキュメント内を検索]フィールドに単語を入力します。

見つかったテキストを置き換えるには、右側の3つのドットをクリックして、[検索と置換]を選択します。

次に、[検索]フィールドにテキストを入力し、[置換]フィールドに置換テキストを入力ます。上下のカーソルでテキストインスタンスをスクロールし、[置換]をクリックして個別に交換します。または、[すべて置換]をクリックして、選択したすべてのテキストを一度に置換します。

8.辞書を使用する

集中して、単語の意味を探しているときにタブを切り替える必要がないようにするために、Googleドキュメントにはアプリ内辞書があります。

入力していて単語を検索する必要がある場合は、単語を強調表示してから右クリックし、メニューから[定義]を選択します。辞書ツールはインターネット上で単語の定義を検索し、画面の右側に表示されます。

9.言語アクセントを追加する

アクセントキーボードショートカットを覚えたり、他のドキュメントからアクセント付き文字をコピーして貼り付けたりするのはやめましょう。

アクセント付き文字を使用するには、「Easy Accents」アドオンをダウンロードする必要があります。これにより、ドキュメントのサイドバーから直接20の異なる言語のアクセントを挿入できます。

[ツール]メニューを開いて、Googleドキュメントのアドオンをダウンロードし、アドオンをクリックして、アドオンを取得します。ポップアップ表示されるGoogleMarketplaceボックスで、 Easy Accentsを検索し、青いインストールボタンをクリックして、GoogleDocsアドオンコレクションに追加します。

インストール後、[アドオン]メニューをクリックしてEasy Accentsアドオンを選択し、すべての外国語に正しいアクセントを追加し始めます。

このアドオンはデスクトップでのみ利用できますが、モバイルキーボードは通常、言語アクセントをサポートしているため、アドオンなしで携帯電話にアクセント記号付きのテキストを書き込むことができます。

10.カスタムショートカットを作成する

ほとんどの人はMicrosoftWordのショートカットに精通していますが、Googleドキュメントで独自のショートカットを作成することもできます。カスタマイズされたショートカットを作成するには、[ツール]> [設定]> [置換]をクリックします。分数と記号のショートカットがすでにいくつかあることがわかりますが(3/4から3/4に変更するなど)、独自のショートカットを自由に追加してください。

この機能はデスクトップでのみ使用できます。

Googleドキュメントでさらに多くのことを行う

これらのGoogleドキュメントツールを学習したので、次のドキュメントの作成時にそれらを使用できます。うまくいけば、彼らはあなたのために物事を簡単にします!