Excel でアウトラインと小計を使用して行と列をグループ化する方法

プロのデータ アナリストは、Excel ブックで複数のワークシートを処理する可能性があります。 Excel ファイルには何千もの列と行があり、意味のあるデータを抽出することは困難です。

ただし、アウトライン、グループ データ、データ リスト内の小計などの Excel 機能は、ビジネス データを分析し、聴衆やクライアントに印象的なレポートを提示するために不可欠です。

Excel で列をグループ化するためにデータをフォーマットする方法

Excel の小計機能と Excel の自動グループを使用して見事なデータの視覚化をさらに作成する前に、生データを再構成する必要があります。

Excel データに小計を追加するには、まずデータ リストを並べ替える必要があります。その後、次のように Excel の並べ替え機能を使用できます。

  1. 並べ替えたい列ヘッダーをクリックします。
  2. [ホーム] タブのリボンで [編集] を探します。
  3. 次に、 Sort & Filterをクリックし、 Sort A to ZSort Z to A 、またはCustom Sortを必要に応じて選択します。

関連: Excel で日付で並べ替える方法

Excel で列をグループ化する場合は、ワークシートに一意の列見出しを持つデータセットが含まれており、空の列や行がなく、各行サブセットの小計があることを確認してください。再構築後、データは次の図のようになります。

この無料のExcel ワークシートをダウンロードして、実際のデータで作業する前に、アウトラインと小計機能を練習できます。

Excel データセットに小計を追加する方法

Excel 小計関数を使用すると、データ リスト内の列の総計と小計を計算できます。 Excel がデータ リストを自動的に再構築するため、何千もの列と行をフォーマットする必要はありません。

Excel の Subtotal 関数はデータを自動的にグループ化し、COUNT、SUM、AVERAGE、Max、Min、Product、Count Numbers、StdDev などの関数を使用できます。Excel ワークシートに小計を追加するには、次の手順に従います。

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  1. 小計を追加する列見出しに従って、ワークシート データを並べ替えます。
  2. 現在のワークシートの例では、カテゴリ列がデータの並べ替えの基準です。
  3. 次に、データ範囲内の任意のセルを選択します
  4. リボン で、[データ] タブをクリックします。
  5. [データ] タブの [アウトライン] セクションで、[小計] をクリックします。
  6. Excel によってワークシート内のデータセット全体が選択され、[小計] ダイアログ ボックスが表示されます。

7. [小計] ダイアログ ボックスで、[変更時] の下にあるドロップダウン メニューをクリックして、目的の列を選択します。

8. ここで、ドロップダウン フィールドから 1 つのオプションを選択して、[関数使用] フィールドを設定する必要があります。 SUMAVERAGEMaxMinなどから任意のものを選択できます。

9. Excel は、計算された小計を、[小計の追加先] で選択したセルに配置します。

10. OK をクリックすると、Excel は自動的に小計アウトラインを追加します。

自動化されたアウトライン グループには、列見出しの選択に従って、各グループの下に小計が表示されます。たとえば、このチュートリアルでは、 BarsCookiesCrackersSnacksなどの食品カテゴリは個別のグループです。各グループの合計価格は、合計価格 (USD)列で確認できます。

ネストされたデータを視覚化するために Excel でグループ化する方法

Excel では、最大 8 つのレベルで構成されるアウトラインを作成できます。これは、データの長いリストを個々のヘッダーのグループとして要約する必要がある場合によく使用されるツールです。一番左または外側のアウトラインは1 (1)から始まり、右に行くにつれて8 (8)まで上がることができます。

ネストされたデータをグループまたはサマリー データとしてすばやく視覚化したり、Excel グループ行またはアウトライン ツールを使用して各グループの詳細を明らかにすることさえできます。 Excelは、列の概要、行の概要、および行と列の両方の概要を作成することができます。

アウトラインを作成するExcel自動グループ

ネストされた小さなデータ リストを整理する必要がある場合は、アウトライン ツールを使用して自動グループを作成できます。次の手順を試すことができます。

関連: Excel でネストされた数式で IF 関数を使用する方法

  1. グループ化する必要がある行データ内の任意のセルをクリックします
  2. 次に、Excelリボンの[データ] タブに移動します。
  3. [アウトライン]セクション内に、[グループ] ドロップダウン メニューがあります。
  4. [グループ]をクリックし、[自動アウトライン] を選択します。

group 関数によって行が完全に整理されていることに気付くでしょう。複数のデータ レベル構造を表す左側のアウトラインバーも表示されます。

Number 1 (One)、Number 2 (Two)、Number 3 (Three) などのレベルボタンを操作することで、複数の視覚化オプションを探索できます。

1. 最下位レベルのNumber 1 (One)を選択すると、ワークシート内に最小データが表示されます。現在の例では、すべての食品のコストです。

2. 次のレベルをクリックすると、総計行とともに小計行のみが表示されます。 Excel ワークシート内に他の詳細データ リストは表示されません。

3. 現在のサンプル データで最高レベルまたは番号 3 (3)を選択して、アウトライン ビューとともにすべての行と列を展開できます。

上記の手順を使用して、Excel の列をグループ化することもできます。それに応じてデータセットをフォーマットして、Excel の自動アウトラインコマンドが小計を認識できるようにします。

行を手動でグループ化する Excel のグループ コマンド

ワークシートに複数レベルの情報などの複雑なデータセットが含まれている場合は、手動でグループ化するために [グループ]コマンドを使用する必要があります。

  1. グループに含めるデータのサブセットを 1 つ選択し、Excelリボンの[データ] タブにある [グループ] コマンドをクリックします。
  2. データの別のサブセットで別のグループを作成するには、行選択してから[グループ] コマンドをクリックするか、このショートカット キーShift + Alt + 右矢印 を使用します。

3. ネストされたグループを作成する場合は、関連するサマリー行内のすべての詳細行を選択してから、ショートカットShift + Alt + Right Arrow を使用します。

Excel の行の折りたたみオプションを使用して詳細な行を非表示にすることができます。複雑なネストされたデータを単純化するには、アウトラインにマイナス (-)記号を付けます。 1 つのアウトライン バーを折りたたむと、マイナス (-)記号がプラス (+)記号に変わり、後で行を再表示できます。

さらに、Excelリボンの[データ] タブの [アウトライン] セクションにある [詳細を表示] ボタンと [詳細表示] ボタンを使用できます。

Excel ワークシート内のグループとアウトラインの組み込みのスタイルがあります。スタイルを適用するには、[データ] タブの [アウトライン] セクションにあるダイアログ ボックス ランチャー アイコン (小さなドロップダウン矢印) をクリックします。

[設定] ダイアログ ボックスが表示されます。 [自動スタイル] のチェック ボックスをクリックし、[スタイル適用] ボタンをクリックします。

Excel レポートにプロフェッショナルなタッチを適用

Excel 小計とアウトライン (グループ) に関するこの Excel チュートリアルでは、複雑なデータをわかりやすい表に整理することができます。 Excel ワークシートを使用すると、ネストされたデータを複数の視点から表示して、貴重なデータ インテリジェンスを抽出できます。