Excelスプレッドシートの印刷:知っておくべきことすべて

Excelスプレッドシートを印刷することは、データを共有するための最良の方法の1つです。この方法を使用して、重要なドキュメントをオフィスに保存することもできます。良好な印刷を行うには、印刷前にスプレッドシートをフォーマットする必要があります。

ページレイアウトと表示リボンの設定を使用してコンテンツをフォーマットできます。これらのリボン設定により、印刷されたシートがどのように見えるかを確認できます。

さまざまな設定を使用して、余白を調整したり、ページ分割を変更したり、すばやく変更したり、選択したセルを印刷したりして、ドキュメントを正しい形式で印刷できます。

一般的に使用される基本的な印刷オプション

より高度な印刷シートレイアウトのフォーマットについて説明する前に、まず一般的に使用される基本的な印刷オプションについて簡単に説明しましょう。

[ファイル]メニューから印刷するときに、印刷する部数を制御したり、プリンタタイプを選択したり、有効な印刷シート数を設定したり、ドキュメントの向きを変更したり、余白を調整したり、実際のページに合わせて印刷を拡大縮小したりできます。サイズ。右側では、印刷する内容をプレビューできます。

右隅の下部に2つのボックスがあり、余白を表示または非表示にすることができます。同じウィンドウにとどまりながら、ズームインまたはズームアウトしてプレビューを見やすくすることもできます。

印刷設定の下にあるページ設定リンクでは、4つの側面のそれぞれの余白を個別に変更することができます。 Excelシートにヘッダーとフッターを追加して、ブックの名前を設定することもできます。

それを除いて、これらの基本設定ではコンテンツに対する他の制御は利用できません。

印刷シートをプレビューするための他のビュー:

ファイルメニューからシートを印刷している間、プレビューは詳細ではありません。特に、列が多い大きなシートはそうです。 [表示]リボンの[ページレイアウトビュー]に移動すると、印刷シートをより詳細に確認できます。

ページレイアウトビューでは、ページがどのように印刷されるかを確認できます。複数のページがある場合は、それらすべてを同時に表示して、データを並べて比較できます。

これは、ページ全体が1ページに印刷可能かどうかを判断するための最良の方法です。 Excelは、1つのシートであまりにも多くの行を修正できない場合、数行を2番目のページに転送します。

さらに、ズームインおよびズームアウトして、[ファイル]メニューに表示されるプレビューウィンドウには表示されないデータをより明確に表示できます。

このビューで得られるもう1つの重要な利点は、個々のセルにリアルタイムで変更を加えることです。このビューでシートを操作するときに一般的に使用できるすべてのコマンドとオプションにアクセスできます。

したがって、シートがどのように印刷されるかを確認することで、テキストを太字にしたり、削除したり、1回のキーストロークに置き換えたりすることができます。

ビューリボンのページ分割プレビュー

このビューでは、スプレッドシートのページ分割を確認できます。必要に応じて、マウスを使用してドラッグしてクリックするだけで、ページ分割を調整できます。

ページ分割のデフォルトの色は青です。 Excelワークシートで使用可能な行数に関係なく、ページ分割は任意の行の間のどこにでも配置できることを忘れないでください。

ただし、ページ分割を調整することで、2ページ目に移動せずに1ページにすべてを設定できます。したがって、ワークシート全体を1ページに印刷するのに役立ちます。

ページレイアウトタブの設定:

[ページレイアウト]タブの基本的な印刷プレビュー設定と同じ方法で、余白、向き、およびページサイズを調整できます。

ただし、印刷領域、背景、ページ分割の調整、タイトルの印刷、その他のいくつかの小さな調整など、ここからのみ他のいくつかのオプションにアクセスすることもできます。

関連:知っておくべきExcel印刷のヒント

印刷するセルの選択:

Excelは、デフォルトで、スプレッドシートのアクティブな行のみを印刷します。これは、スプレッドシート内の最後のアクティブセルを検出し、A1から最後のアクティブセルまでのデータを出力することを意味します。

したがって、Excelは、特定のセルを選択しなくても、ワークシート内のアクティブなセルを自動的に印刷します。ワークシート全体ではなく、特定のセルのみを印刷したい場合があります。いくつかの簡単な手順でこれを行うこともできます。

セルA1からD7までのデータを印刷するとします。以下の手順を使用して、ワークブック全体から目的のセル範囲を印刷します。

A1からD7までのセルの範囲を選択します。

2.ページレイアウトリボンの印刷領域に移動します。

3. [印刷領域の設定]をクリックすると、Excelは、選択したエントリの周りに点線でプレビューを表示します。

[ファイル]メニューからスプレッドシートを印刷すると、プレビューには選択した情報のみが表示されます。

同様に、複数の印刷領域を設定でき、Excelではそれらを別々のシートに印刷できます。

関連: Excelスプレッドシートを画面に合わせる方法

1つのドキュメントの複数のコピーを印刷する:

Collat​​edとUncollat​​edは、同じワークブックの複数のコピーを多くのページで印刷する2つの異なる方法です。

30ページのワークブックを印刷する例を見て、両方の方法について簡単に説明します。

  1. 照合:この印刷オプションを使用すると、Excelは1ページから30ページまでの3セットでドキュメントを印刷します。初めて、30ページすべての印刷出力を取得します。その後、ドキュメントを最初から最後まで再度印刷し、3回目に印刷します。
  2. 非照合:非照合印刷スタイルでは、Excelは次のページに移動する前に各ページを3回印刷します。つまり、2ページ目を3回印刷する前に、最初のページを3回印刷します。ドキュメントの残りのページについても同じことが言えます。

ブック全体から数ページだけを印刷する場合は、ファイルメニュー設定でページ番号をフィルタリングしてから、照合または非照合印刷オプションを使用して印刷できます。

Excelシートを印刷するためのショートカット:

Ctrl + P押すと、[ファイル]メニューの[印刷]ウィンドウが表示されるので、ドキュメントをすぐに印刷できます。これは、選択したエントリを印刷するときにも当てはまります。

印刷をより簡単かつ正確にする:

オフィス、学校、またはビジネスの職場でほぼ毎日スプレッドシートを印刷する場合、[表示]タブと[ページレイアウト]タブを使用すると、印刷する前にデータを最終的に編集できます。

データを正しくフォーマットすると、間違ったフォーマットを印刷しないため、時間と労力を節約できます。