Excelでデータ検証を使用する方法

Excelのデータ検証では、ユーザーがセルに入力できる内容を制御できます。データ検証の使用方法を学び、それを使用してドロップダウンリストを作成することもできます。

Excelのデータ検証とは何ですか?

Excelのデータ検証機能を使用すると、ユーザーがセルに入力できるデータの種類を指定できます。データ検証を使用すると、ユーザーが選択できる値のドロップダウンリストを作成したり、入力できるデータの最小値と最大値を設定したりすることができます。

Excelのデータ検証では、アラートを表示してメッセージを入力し、特定のセルに何を入力できるかをユーザーに通知することもできます。データ検証は本質的に単純ですが、独自のカスタム数式を使用してユーザー入力を検証するためにも使用できます。

Excelでデータ検証を使用する方法

データ検証の使用の基本は、データを検証するセルを選択してから、それらのセルのデータ検証ルールを作成することです。データ検証ダイアログを表示するには:

  1. セルを選択します。
  2. リボンから、[データ]タブに移動します。
  3. データ検証をクリックします

Microsoft Excelには豊富なオプションが用意されているので、始める前に、作業内容をざっと見てみましょう。

データ型からの選択

[データ検証]ダイアログの最初のタブには[設定]というラベルが付いており、検証基準が含まれています。ここで、データ検証ルールを作成します。

[許可]の下のドロップダウンリストからセルを選択することで、セルが受け入れるデータの種類を制御できます。

Microsoft Excelには、日付、時刻、テキスト、整数、リストなど、選択できるものがたくさんあります。ただし、ドロップダウンリストから[カスタム]を選択して、独自の数式を使用することもできます。

[設定]タブの2番目の部分は、極値を定義し、この極値に関してデータ検証ルールがどのように動作するかを決定することです。

たとえば、どちらかを選択した後、最小値と最大値を選択できます。ユーザーが無効なデータを入力すると、Excelはそれを受け入れません。

入力メッセージの追加

入力メッセージを追加して、ユーザーがセルを選択したときにカスタムメッセージでデータ検証ルールをユーザーに通知できます。入力メッセージの追加はオプションですが、セルが何を予期しているかをユーザーが認識できるように、入力メッセージを追加することをお勧めします。

エラーアラートの作成

[エラーアラート]タブで、データ検証ルールをどのように適用するかを決定します。選択できるアラートスタイルは3つあります。これらのスタイルには、さまざまな機能もあります。

停止:このアラートスタイルは、ユーザーがセルに無効なデータを入力するのを防ぎます。ユーザーは再試行して有効なデータを入力できます。

警告:このアラートスタイルは、入力したデータが無効であることをユーザーに警告しますが、それでもユーザーはデータを入力できます。警告ウィンドウには、[はい] (無効なデータを入力する)、[いいえ] (無効なデータを編集する)、[キャンセル] (無効なデータを削除する)の3つの選択肢があります。

情報:警告アラートスタイルと同様に、情報アラートスタイルは、ユーザーが無効なデータを入力するのを防ぐために何もせず、通知するだけです。このアラートスタイルは、[ OK] (無効なデータを入力する)と[キャンセル] (無効なデータを削除する)の2つの選択肢をユーザーに提供します。

[無効なデータが入力された後にエラーアラート表示する]オプションをオフにして、アラートを完全に無効にすることもできます。ただし、これを行うと、データ検証ルールが存在しますが、いかなる方法でも適用されないため、データ検証の全体的なポイントが損なわれます。

データ検証の例:Excelでのドロップダウンリストの作成

学んだことをすべてまとめるために、データ検証を使用してドロップダウンリストを作成しましょう。

ドロップダウンリストは、ユーザーが独自の値を入力するのではなく、提供したリストからアイテムを選択するようにユーザーに強制するための優れた方法です。

これにより、データ入力速度が向上し、ユーザーがデータ入力を間違える可能性も低くなります。データ検証を使用してドロップダウンリストを作成できます。

ドロップダウンリストは、カスタムリストとは異なります。 Excelのカスタムリストを使用して、頻繁に使用するデータを保存できます。カスタムリストについて詳しく知りたい場合は、Excelでカスタムリストを作成する方法に関する記事をお読みください。

この例では、学生の名前のリストがあり、ドロップダウンリストからコースを選択するとします。まず最初に、名前のテーブルを作成しましょう。

  1. セルA1を選択し、「NAME」と入力します。
  2. 下のセルに、たくさんの名前を追加します。
  3. 列ヘッダー(つまりA )の下にカーソルを置き、カーソルが矢印になったらクリックします。これにより、列全体が選択されます。
    列ヘッダーをクリックして、列全体を選択します。
  4. [挿入]タブに移動し、[テーブル]をクリックします。
  5. [マイテーブルにヘッダーがある]確認し、[ OK ]をクリックします。このオプションは、テーブルヘッダーとして一番上のセル(つまりNAME)をリストします。

次に、ユーザーが各学生のコースを選択できるコースのテーブルを作成しましょう。

  1. セルB1を選択し、「COURSE」と入力します。
  2. 列名の右下をクリックして、列全体を選択します(前の表と同じ)。
  3. [挿入]タブに移動し、[テーブル]を選択してテーブルを作成します。
  4. [マイテーブルにヘッダーがある]確認し、[ OK ]をクリックします。

コースのテーブルができたので、次はコースのリストを提供します。

  1. Sheet1の横のプラス記号をクリックして、新しいシートを作成します。
  2. 新しいシートで、列にコースの名前を入力します。

関連: Excelでワークシートタブを操作する方法

最後に、データ検証を使用して、コースのドロップダウンリストを作成しましょう。

  1. COURSE列のセル選択します。
  2. [データ]タブに移動し、[データ検証]をクリックします。
  3. [設定]タブの[許可]で[リスト]を選択します。
  4. [ソース]ボックスをクリックします。
  5. Sheet2に移動し、コース名(この例ではA1:A5)を含むセルを選択します。

これまでに、データ検証ルールを作成しました。これを完全に実行したい場合は、入力メッセージも追加する必要があります。

  1. [データ検証]ウィンドウで、[入力メッセージ]タブに移動します。
  2. タイトルを入力してから、カスタムメッセージを入力します。

最後に、このデータ検証ルールを適用しましょう。ユーザーがデータを選択できるリストを提供していますが、セルに他のデータを入力することもできます。これを禁止するには、エラーアラートを作成する必要があります。

  1. [データ検証]ウィンドウで、[エラーアラート]タブに移動します。
  2. スタイル停止に設定します。これを行うことにより、ユーザーはリストにあるものだけを入力できるようになります。
  3. タイトルを入力してから、エラーメッセージを入力します。これらを空白のままにすることもできます。
  4. すべての設定が完了したら、[データ検証]ウィンドウで[ OK ]をクリックします。

それでおしまい!先に進んで、結果を確認してください。各名前の前にあるセルをクリックして、作成したドロップダウンリストを確認します。または、無効なデータを入力して、エラーアラートが表示されるようにしてください。

ドロップダウンリストを作成するには、さまざまな方法があります。より詳細なガイドについては、Excelのドロップダウンリストに関する記事を参照してください。

Excelドキュメントのデータを制御する

データ検証の基本を学習したので、ユーザーからのデータ入力の精度を最大化するか、ドロップダウンリストを使用してデータ入力を簡素化できます。便利なExcel機能の利用方法を学びましたが、学ぶべきことはまだたくさんあります。