Calendlyを使用して会議とタスクをスケジュールする方法

会議のスケジュールは面倒なプロセスになる可能性があります。適切な会議時間を見つけるために、コミュニケーションに多くの時間とエネルギーを費やす必要があるかもしれません。

ありがたいことに、直感的なデジタルツールは、この非効率的なスケジューリングプロセスをシンプルで時間に敏感な方法に置き換えます。このツールはCalendlyと呼ばれます

この記事では、Calendly、その仕組み、およびそれを最大限に活用する方法について説明します。

Calendlyはどのように機能しますか?

Microsoft Outlookで会議をスケジュールする方法に精通している場合、Calendlyはほとんど同じように機能します。 Outlookに加えて、CalendlyはGoogleカレンダーとAppleiCloudカレンダーとも連携します。

個人のカレンダーと仕事用のカレンダーを同期すると、イベントタイプを作成できます。たとえば、「15分会議」タイプと「30分会議」タイプがあるとします。

そこから、クライアント、同僚、または友人に予約リンクを送信できます。これらの人々は、あなたが以前に作成したイベントタイプの1つを選択してから、あなたと一緒に時間を選択することができます。心配しないでください。カレンダーにあるイベントにアクセスできなくなります。

これは、Calendlyがどのように機能するかについての簡単な概要です。それでは、詳細を見ていきましょう。

Calendlyにカレンダーを追加する方法

イベントタイプを設定する前に、カレンダーが同期していることを確認してください。

プロファイルを作成したら、CalendlyのWebサイトの右上にあるプロファイル画像の横にある[アカウント]をクリックします。ドロップダウンメニューから、[カレンダー接続]を選択します。

カレンダーの接続]ページで、単純にカレンダーのアカウントを追加] +クリックし、追加するカレンダーの種類の横の[接続。残念ながら、無料プランでは1つのカレンダーしか同期できません。

構成セクションも確認してください。ここでは、イベントの競合を回避するためにCalendlyがチェックするカレンダーを設定できます。また、[構成]で、新しいイベントを表示するカレンダーを選択できます。

Calendlyでイベントタイプを作成する方法

これにより、人々が予約できる新しいタイプのイベントを作成できるようになりました。まず、Calendlyホームページで[ +新しいイベントタイプ]または[ +作成]> [イベントタイプ]を選択します。

会議の種類には、1対1グループの2つのオプションが表示されます。ほとんどの場合、1対1の会議にCalendlyを使用する可能性が高いため、ここではそれを使用します。 1対1の横にある[作成]を選択します

次に、次の詳細を提供する必要があります:名前、説明、色、およびイベントの特定のURL。

会議の場所を選択するときは、ズームまたはGoogle Meetのリンク、電話を選択するか、特定の場所にイベントをリクエストできます。

必要な数の場所の選択肢を追加できます。電話を選択する場合は、自分または出席者のどちらが通話を開始するかを選択できます。これらの手順を完了したら、[次へ]をクリックします。

このページでは、出席者がどのくらい前にスポットを予約できるか、会議の期間、利用可能な時間、通勤やラッピングのために会議の前後に必要なバッファ時間など、会議の期待をスケジュールできます。物事を。

この特定のイベントタイプを1日にいくつ予約できるかを設定する必要がある場合は、[可用性の追加ルール]セクションで設定できます。

最後に、もう一度[次へ]を選択した後、イベントが[オン]に設定されていることを確認し、操作する準備ができていることを確認します。

ホームページに戻る前に、会議の予約時に招待者が回答する必要のある質問、通知方法、予約確認ページに表示される内容、支払いの詳細(Calendly Pro機能のみ)など、その他のイベント設定を変更できます。

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Calendlyリンクは2つの方法で共有できます。最初の方法は、ホームページのプロフィール画像と名前の下に表示されるCalendly URLを共有することです。ここで、参加者は任意の種類のイベントを予約できます。

リンクをクリックすると、参加者は上記と同様のページにリダイレクトされます。人々は彼らが望むイベントの種類と彼らの利用可能な時間も選択することができます。

2番目のオプションは、1つのタイプのイベントのみへのリンクを出席者と共有することです。これを行うには、リンクをコピーするか、Calendlyホームページの特定のイベントタイプで[共有]を選択します。

選択したオプションに関係なく、Calendlyリンクをコピーして電子メール、テキストメッセージ、またはWebサイト([共有]オプションの下)に貼り付け、他のユーザーと共有して、予約をスケジュールすることができます。

Calendlyでイベントを予約する方法

上記は、参加者にとって特定のイベントタイプのページがどのように表示されるかを示しています。グレー表示された日は、過去の日付か、利用できない日のいずれかです。

その人は、青色で強調表示された日を選択し、時間を選択することで、あなたの空き状況を確認できます。彼らが時間を確認すると、Calendlyはその人に彼らの詳細(名前、電子メール、場所など)を入力するように促します。

その後、出席者はカレンダーの招待状が記載された電子メールを受け取り、イベントは自分のカレンダーとあなたのカレンダーの両方に表示されます。

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Calendlyを使用すると、会議をより効率的にスケジュールするのが簡単になります。必要なのは、基本的なプロセスを学ぶことだけです。

Calendlyは無料で使用できますが、複数のイベントタイプ、複数のカレンダーへの接続、ゲストからの支払いの処理などを可能にする代替のサブスクリプションオプションがあります。 Calendyの価格はこちらで確認できます

Calendlyを使用する必要がありますか?

だから、多分あなたはCalendlyを使うべきかどうか疑問に思っているでしょう。まあ、あなたが常にスケジューリングのねじれに遭遇しているなら、間違いなく。イベントタイプを配置すると、Calendlyを使用すると、煩わしいやりとりのスケジュールを数え切れないほど節約できます。

ただし、会議を頻繁にスケジュールしない場合、Calendlyは生産性を妨げる可能性があります。さらに、Calendlyイベントタイプを設定することは、会議をスケジュールすることがめったにない場合、時間を最大限に活用することはできません。

それでもなお、Calendlyは市場に出回っているデジタルスケジューリングツールの1つにすぎません。 Calendlyがニーズを満たさない場合は、他のオプションを検討できます。