7つの簡単なステップで最初のプロジェクト管理タイムラインを作成する方法

プロジェクトをどのように行うかを考えていますか?どうやって始めますか?締め切りに間に合いますか?これらの不安を誘発する考えはあなたの心を横切っています。それらの有効性にもかかわらず、彼らはあなたを遅くするべきではありません。

適切なツールを使用することで、プロジェクトを完了することができます。プロジェクト管理のタイムラインを使用すると、プロジェクトを勝ち取るのに役立ちます。このツールは、プロジェクトの計画を立てるのに役立ち、プロジェクトにどのように取り組むかについて明確な戦略を持っていることを保証します。このガイドに従って、プロジェクト管理のタイムラインを作成できます。

1.プロジェクト概要のドラフト

プロジェクトの全員が同じページにいることを確認するには、プロジェクトの概要を作成することから始めます。プロジェクト概要は、プロジェクトの簡単な要約です。プロジェクト計画の要約版と考えてください。それは質問に答えるはずです:

  • プロジェクトの目的は何ですか?
  • プロジェクトの目標は何ですか?
  • 重要なマイルストーンは何ですか?
  • プロジェクトを完了するのにどのくらい時間がかかりますか?
  • 予算はいくらですか?

プロジェクトの利害関係者を不必要な詳細で圧倒しないように、簡潔にしてください。これは、プロジェクトの進行中にプロジェクトの利害関係者やプロジェクトメンバーが頻繁に参照するドキュメントになります。

2.作業分解図を作成します

プロジェクトの概要を作成したら、プロジェクトを進めるためのアクションプランを作成する必要があります。このアクションプランは、WBS(Work Breakdown Structure)と呼ばれます。 WBSは、プロジェクトを完了するために実行する各アクションを作成するのではなく、成果物とマイルストーンに焦点を合わせます。 WBSを作成するためのルールは次のとおりです。

  • 100%ルール: WBSにあるすべての作業は、プロジェクトの目標を完了するために100%必要である必要があります。関係のない、または冗長な作業が含まれていてはなりません。親タスクを完了するには、サブタスクも100%必要です。
  • 相互に排他的:作業を2回説明しないでください。プロジェクトを完了するために必要なリソースを計算するときに、100%ルールに違反し、計算を誤る可能性があります。
  • アクションではなく結果:アクションではなく成果物に主に焦点を当てる必要があります。たとえば、家を建てる場合、1つの成果物が基礎を作ります。この成果物の手順は、サイトの選択、掘削、設置、および基礎のシーリングです。したがって、これらの行動に迷うことなく、基盤を持っている結果に焦点を合わせてください。
  • 8/80ルール:このルールでは、タスクの完了には8時間以上かかる必要があり、80時間以上かかることもありません。このルールを適用するときに、作業が完了するまでに80時間以上かかる場合は、それをさらに小さな作業パッケージに分割します。
  • 割り当て:特定の人またはチームにタスクを割り当てる必要があります。 WBSが徹底している場合は、個人間またはチーム間で作業が重複しないようにする必要があります。

3.時間枠を作成します

作業分解図を作成したら、各タスクを完了するための時間を割り当てます。タスクについては、自分で行うのではなく、行う人に直接相談してください。彼らに仕事をするために何が必要か、そして彼らがどれくらいの時間を必要とするかを彼らに尋ねてください。

これを行うときは楽観的すぎないでください。タスクを実行するのに十分な時間を与えることと、プロジェクトの全体的な時間枠内にとどまることの間のバランスを作成します。予期しない状況に備えて、小刻みに動く部屋も考慮してください。

4.依存関係のスケジュール

これで、各タスクを完了するのにかかる時間がわかりました。しかし、相互に依存するタスクはどうでしょうか?多くの場合、相互に依存する割り当てにはいくつかのシーケンスがあります。

通常、プロジェクト管理には4つのプロジェクト依存関係タイプがあります。これらは:

  1. 終了から開始:2番目のタスクを開始する前に、最初のタスクを完了する必要があります。
  2. 終了から終了:最初のタスクが完了する前に、2番目のタスクを完了することはできません。たとえば、家の電気配線をしている場合、検査まで配線を敷設することはできません。
  3. 開始から開始:最初のタスクが開始する前に、連続するタスクを開始することはできません。たとえば、コンクリートを注ぐまで、コンクリートの床を水平にすることはできません。
  4. 開始から終了まで:最初のタスクは、2番目のタスクが完了する前に開始する必要があります。たとえば、新しいソフトウェアにアップグレードする場合は、古いソフトウェアを段階的に廃止する前に、新しいソフトウェアのインストールを開始します。

したがって、手元にある依存関係の性質を特定してから、それらに取り組むようにしてください。状況によっては、依存関係がより複雑なプロセスになるため、フローチャート、スイムレーン、または色分けを作成して、それらを視覚化および識別できるようにします。

5.ベースタイムラインを作成します

次に、プロジェクトのタイムラインを視覚化します。プロジェクトのタイムラインを構築するために使用できるプロジェクト管理ツールがいくつかあります。ほとんどのプロジェクトの頼みの綱はガントチャートです。

ガントチャートは、プロジェクトのクイックスナップショット、タスクの開始日と終了日、主要なマイルストーン、依存関係、および各タスクの担当者を提供します。ガントチャートはインタラクティブであり、リアルタイムで更新および編集できます。タイムラインの構築と管理に使用できる他のタイムラインツールは、履歴タイムラインと垂直チャートタイムラインです。

6.送信する

プロジェクトのすべての利害関係者とタイムラインを共有します。プロジェクトの明確な行動計画を見ると、彼らはわくわくします。彼らはまた、プロジェクトのいくつかのことを改善する方法について検討し、提案したいと思うでしょう。フィードバックを受け入れてください。

7.必要に応じて変更します

プロジェクトは生き物であり、それが進むにつれて変化し、進化し続けます。それは必ずしも悪いことではありません。それは、物事が変化し続けるので、あなたが適応しなければならないことを意味します。

良い点は、すでにタイムラインがある場合、変更を組み込むことができるようになることです。また、プロジェクトのすべての利害関係者とリアルタイムで変更を伝達するようにしてください。

プロジェクト管理タイムラインの作成

最初のプロジェクト管理タイムラインを作成するのは困難な場合があります。ただし、上記の手順を使用すると、綿密なタイムラインを作成して、プロジェクトを正常に実行できます。したがって、必ず上記のガイドラインを実装し、優れたタイムラインを用意してください。