自動化によって生産性を向上させる5つの方法

より多くの作業を完了する時間を見つけるのが困難であるため、生産性が遅れているように見える場合があります。これは、メールへの返信やデータのバックアップなど、繰り返し発生するタスクにかなりの時間を費やしている可能性があるためです。

ただし、時間は限られたリソースであり、毎日24時間しか過ごすことができません。時間を最大化し、生産性を向上させる最善の方法は、ありふれた反復的なタスクを自動化することです。

自動化とは何ですか、そしてその利点は何ですか?

自動化とは、技術を使用して時間のかかる、または反復的なタスクを処理し、手作業を最小限に抑えることを意味します。冗長なタスクを自動化することで、時間を節約し、他の収益を生み出す活動に集中できます。

自動化はまた、人的エラーを減らし、運用効率を改善し、スケーラビリティを向上させ、コストを節約します。では、日常の活動で自動化の可能性をどのように活用できるでしょうか。現在使用できるワークフロー自動化のアイデアは次のとおりです。

1.電子メール処理を高速化する

電子メールを適切に管理するシステムが見つからない場合、電子メールの処理は圧倒的で時間がかかる可能性があります。それはおそらくあなたがあなたの注意を必要とするたくさんの電子メールを毎日受け取るからです。また、ビジネスを成長させたい場合は、見込み客からのメールでの問い合わせに迅速に対応する必要があります。

自動電子メール応答

幸いなことに、一部のプロセスを自動化して、受信トレイで費やす時間を減らすことができます。たとえば、Webベースの連絡フォームのデータを使用してテンプレートを作成したり、これらの無料の電子メールテンプレートビルダーを使用したりできるため常に最初から作成する必要はありません。電子メールサービスに組み込まれている自動応答機能(Outlookのフォローアップオプションなど)を使用して、電子メールを追跡および応答することもできます。

または、 GMassなどのコールドメールとメールマージサービスを使用して、マーケティングキャンペーンとコールドメールをパーソナライズ、スケジュール、または潜在的な顧客に送信し、自動的にフォローアップすることもできます。

メールを整理する

同僚、家族や友人、他の企業などから毎日無数の電子メールを受信することは間違いありません。これが発生した場合、迷惑メールから重要な電子メールを分類するのは難しい場合があります。ただし、メールをあるフォルダから別のフォルダに自動移動して、混乱に対処することができます。 Gmailの「フィルタ」またはOutlookの「ルール」を使用してメールの受信トレイを管理できます

これらの組み込み機能を使用すると、特定のメッセージを含むメッセージを自動的に削除したり、特定のテキストを含む電子メールを並べ替えたり、特定の連絡先からフォルダーに並べ替えたりすることができます。

データの抽出

あなたはおそらくあなたがあなたのものを売り込んだり売ったりするのを助けることができる情報を得るためにあなたの受信箱の連絡先を調べるのに多くの時間を費やします。 Mailparserを使用すると、解析ルールに基づいてこのプロセスを自動化できます。

2.チャットボットを使用してコミュニケーションを促進する

チャットボットは、コミュニケーションと顧客体験を改善することにより、近年、顧客サービスに完全に革命をもたらしました。 FAQと同様に、チャットボットは人工知能による自動化を提供します。その結果、彼らは自分でさまざまなタスクを実行できます。

チャットボットを使用する利点には、24時間年中無休の可用性、多言語対応、一貫した応答の即時提供、顧客の行動に関する貴重な洞察の獲得などがあります。これらのチャットボットを使用して、WordPress Webサイトでのコミュニケーションを強化し、生産性を向上させることができます。ただし、メリットを享受するには、チャットボットを微調整するために時間と労力を費やす必要があることに言及する価値があります。

3.データのバックアップ

テクノロジーが進歩し続けるにつれて、私たちは仕事や学術文書、家族の写真など、私たちの生活の一部を保存するためにコンピューターのハードドライブにますます依存するようになっています。ほとんどの場合、それはハードドライブが摩耗したために盗まれ、電力サージが発生したかどうかではなく、いつかということです。

問題は、これがあなたにとって何を意味するのか、さらに良いことに、損失を最小限に抑えるために何ができるのかということです。データをバックアップできます。

しかし、たまに自分でやるのを忘れてしまう可能性があります。したがって、最善の策は、定期的なバックアップを自動化することです。データのセキュリティを確保するだけでなく、バ​​ックアップを自動的にスケジュールすることで、中断することなくコンピュータで作業できるようになります。

CrashPlanを使用して、データを外付けハードドライブ、ローカルネットワーク上の別のコンピューター、またはそのサーバーにバックアップできます。ソフトウェアをインストールすると、システムがスキャンされ、何をバックアップできるかが提案されます。また、バックアップするものを選択することもできます。バックアップは、15分ごと、1時間ごと、またはコンピューターを使用していないときはいつでもスケジュールできます。それはすべてあなた次第です。

4.ソーシャルメディアの投稿を計画する

ソーシャルメディアは私たちの生活の不可欠な部分になっています。そのため、これらのプラットフォームは、ブランドを宣伝し、製品/サービスを販売しようとする人々にとって金鉱になりました。

しかし、ソーシャルメディアプラットフォームですべての見込み客や顧客と連絡を取り合うことは、フルタイムの注意を簡単に必要とする可能性のあるタスクです。ただし、 HootsuiteBufferなどのツールを使用して自動化の魔法を利用すると、すべてのソーシャルメディアの投稿を事前にスケジュールすることができます。これらのツールを使用して、より短い時間でソーシャルメディアでより多くのことを行うことができます。

5.会議のスケジュール

会議のスケジュールを立てたり、予定を予約したりするのに成功すると、特に多くの人が参加する場合は、多くの場合、何度も行き来する必要があります。予約する前に、全員にメールを送信して空き状況を確認する必要がある場合があります。キャンセルした場合は、このプロセスを繰り返すリスクがあります。

幸い、このプロセスを自動化して、会議のワークフローを自動操縦に設定し、他のことに集中できるようにすることができます。 Calendlyのようなツールを使用すると、リンクを介して誰とでも事前に会議やその他のイベントを自動化できます。いつ利用可能になるかについてさまざまな時間枠を設定し、リンクを介して会議出席依頼を送信できます。

さらに、このツールはカレンダーとシームレスに統合されます。したがって、全員が楽しい時間を選んだら、Calendlyは会議をカレンダーに記録し、通知を送信できます。その間に忙しくなった場合、再スケジュールはスケジュールと同じくらい簡単です。

反復的なタスクを自動化して生産性を向上させる

自動化は、少数の従業員が多くの帽子をかぶっている中小企業にとって特に有益です。テクノロジーにいくつかのタスクをあちこちで処理させることで、より短い時間でより多くのことを実行できるようになります。