知識の共有で職場の生産性を高める方法

私たちは情報や知識へのアクセスがかつてないほど容易になった時代に生きており、そのためのテクノロジーに感謝することができます。

ただし、内部コミュニケーションが不明確で、知識が蓄積されており、実用的なデジタルツールが不足しているため、知識の共有が職場での標準的な方法であるとは限りません。

この記事では、知識の共有を改善する必要がある理由と、それを職場で実現する方法について説明します。

職場での知識共有とは何ですか?

知識の共有とは、コラボレーションを改善し、組織の目標を達成するために、人、チーム、または部門間で情報を交換することです。たぶん、あなたは特定の分野での知識と彼らがあなたの組織でそれをどのように使うかという理由で、大勢の人々から特定の従業員を雇います。

さて、これらの個人が専門知識を共有し、ユニットとして働き始めたら、その知識がどれだけ役立つか想像してみてください。知識の共有は、創造性、革新性、コラボレーション、生産性を高めることで、より積極的な労働力を生み出すのに役立ちます。

これが、組織内で知識を管理、共有、および使用するための効果的なシステムをセットアップすることが重要である理由です。これを達成するのに役立つヒントとツールを次に示します。

1.会社の内部Wikiを作成します

一般的な意味で、テクノロジーは職場での情報と知識のアクセシビリティを大幅に向上させました。ただし、従業員は依然として特定の情報を見つけるために多くの時間を費やしています。

どうして?これは、会社の情報が電子メールなどのさまざま社内コミュニケーションツールに分散しているため、情報の検索と更新、新入社員の効果的な採用、または一般的なクエリへの応答が困難になっていることが一因です。

この時間と生産性の浪費を回避し、内部Wikiに情報を一元化することで、知識の共有を促進できます。

内部ウィキは、従業員が知識を作成、整理、共有して、誰もが生産的に仕事をするのに役立つ、企業の一元化された百科事典です。会社の内部Wikiには、議事録、会社のポリシー、会社のニュース、標準の操作手順、会社のソフトウェアチュートリアルなどを含めることができます。

これは複雑な作業のように聞こえるかもしれませんが、 Guruのような内部のウィキフレンドリーなツールを使用して、アクセス、編集、およびナビゲートしやすいナレッジベースを作成できます。 Guruを使用すると、他の知識管理ツールとコミュニケーションツールを統合して、関連するすべての情報を1か所にまとめることができます。

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2.コミュニケーションの障壁を減らす

組織内の知識共有を改善することは、異なる部門の従業員、リモートチーム、およびリーダーシップの間にコミュニケーションの架け橋を作ることも意味します。チームメンバーが互いに離れていると感じないように、コミュニケーションの障壁を可能な限り減らすことが重要です。

これは、 Slackなどのリアルタイムの職場コミュニケーションソフトウェアを使用して実現できます。このツールを使用すると、Slackチャネルを介して、さまざまな部門間で1対1のコミュニケーションと部門間のコラボレーションを効果的に行うことができ、知識の共有が容易になります。

Slackを使用すると、メッセージやファイル保存して、検索ですばやく見つけることができます。これらの高度なSlack検索のヒントを利用して、時間を節約することもできます。

さらに、同僚が休憩中や仕事の後に交流したり、アイデアを共有したり、新入社員について知り合ったりするための仮想ウォータークーラーチャネルを導入して、簡単なコミュニケーションとオープンな文化を作り出すことができます。

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3.サイレントミーティングを活用する

サイレントミーティングがチームのコラボレーションと生産性の向上に役立つ主な理由の1つは、効果的な知識の共有を促進するためです。

チームメンバーは、割り当てられた時間のほとんどを書面でアイデアを共有するために使用し、それによって仲間からのプレッシャーや、従来の(口頭の)会議中に内向的な同僚に影を落とすより率直な人々のリスクを克服するため、それが可能です。

サイレントミーティングは、すべての参加者が知識を効果的に反映および共有するための平等な時間を持っているため、アイデアをブレインストーミングするのに特に有益です。

4.オンボーディングプロセスを評価します

新しい環境で働くことは、ほとんどの人にとって恐ろしい経験になる可能性があります。多くの場合、新入社員は、新しい環境に落ち着き、新しい役割、責任、およびチームに順応するために時間を必要とします。

幸いなことに、メンターに新入社員を割り当てたり、情報の流れを促進するための効果的なオンボーディングプロセスを用意したりすることで、これらの課題を克服できます。

これが、知識共有のレンズを通してオンボーディングプロセスを再検討することが重要である理由です。これは、組織内にその価値を浸透させる絶好の機会を提供するためです。これにより、新入社員は自分の洞察が貴重であることを知ることができ、初日からより快適に共有できるようになります。

とはいえ、オンボーディングプロセスを評価して、知識共有の機会をさらに追加する方法を決定します。たとえば、社内Wikiで、ハウツーチュートリアル、会社のポリシーと期待、ミッションステートメントなどの関連情報を含む、新入社員向けのトレーニングガイドを作成できます。

さらに、 Donut on Slackなどのツールを使用して、新入社員とメンターまたはオンボーディングバディをペアにして温かく歓迎し、カジュアルな会話を共有して帰属意識を植え付け、有意義なつながりを築くことができます。

5.プロジェクト管理ツールを使用する

さまざまなプロジェクトでシームレスに連携するまとまりのあるチームを持つことは、繁栄している組織にとって不可欠です。これは、チームメンバーがアイデア、知識、スキルを共有して共通の目的を達成できるようにするコラボレーション文化を構築することで実現できます。

プロジェクト管理ツールは、さまざまな人々をプロジェクトに参加させ、進行状況を追跡し、関連情報を追加し、コミュニケーションをとることにより、コラボレーションを促進するのに役立ちます。

Asanaなどのプロジェクト管理ツールを使用して、すべてのチームメンバーをループに保ち、相乗効果を発揮できるようにすることができます。 Asanaを使用すると、誰もが1か所で簡単に情報にアクセス、検索、共有できます。このツールは、すべてのプロジェクトを整理し、作業の重複を避けるために全員が何に取り組んでいるのかを知ることにより、チームの生産性を向上させることができます。

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知識の共有により職場の生産性を向上させる

知識の共有は、生産的な組織の柱の1つです。

上記のヒントとツールを使用して、既存の従業員に知識の共有を継続的に奨励し、この価値を最初から新入社員に浸透させることで、チームのエンゲージメントと生産性を高めることができます。