生産性を高めるための8つの知っておくべきGoogleカレンダーのヒント

Googleカレンダーを使用すると、チームは効果的なコラボレーションのために会議やイベントをスケジュールできます。スケジュールされたイベントの時間通りのリマインダーにより、重要な会議を見逃すことなく、人が自分の毎日のタスクを追跡するのが簡単になります。

学校やオフィスでGoogleカレンダーを使用している場合は、これらの機能をぜひお試しください。それらを一つずつ議論していきましょう。

1.ショートカットを使用して新しいイベントを作成します

ショートカットを使用して、新しいイベントを作成します。 Googleカレンダーを開いて、手動でイベントを作成する時間を節約できます。

  1. ブラウザを開きます。
  2. ブラウザの検索バーにcal.new入力し、Enterキーを押します。
    Googleカレンダーのイベントショートカット

上記のプロセスに従って、新しいカレンダーの招待状を開き、新しいイベントをすばやく追加します。このシンプルな機能は、仕事で数秒を剃るのに役立ちます。

これは、すべての一般的なブラウザのMacとWindowsの両方で機能します。

関連: Googleカレンダー:必要なすべてのキーボードショートカット

2.デフォルトのリマインダー時間を変更します

デフォルトでは、Googleカレンダーのリマインダーは10分間です。 10分前でも通知があると、将来のイベントに注意がそらされ、目の前の現在のタスクに集中できなくなる可能性があります。

したがって、3分未満に変更すると、毎日多くのイベントに参加する必要がある場合に合計される数分を節約できます。

  1. カレンダーのホームページにアクセスします
  2. 右上隅にある[設定]をクリックします。
    Googleカレンダーの設定場所
  3. 左側の[カレンダーの設定]に移動し、カレンダーをクリックします。
    Googleカレンダーのカレンダーの設定
  4. [イベント通知]設定まで下にスクロールし、数値を、Googleカレンダーに通知するイベントの前の分数に変更します。
    Googleカレンダーの通知時間の設定

3.ゲスト権限を付与します

同僚に会議の日時を変更する許可を与えることで、作業の中断を回避できます。

このように、彼らは電話や電子メールであなたの気を散らすことはなく、あなたは手動でスケジュールを調整する必要はありません。

  1. [設定]の[一般]タブに移動します。
  2. [イベント設定]を選択し、[デフォルトのゲスト権限]に移動します。
  3. [イベントの変更]オプションをオンにします。
    Googleカレンダーのイベント設定を変更する
  4. 特定のイベントを変更するためのアクセス権を他の人に与えたくない場合は、他の人と共有する前に、右側の[イベントの変更]アクセス許可をオフにすることを忘れないでください。
    Googleカレンダーの[設定を変更]のチェックを外します

4.複数のタイムゾーンを表示する

[複数のタイムゾーンを表示]設定をオンにすると、さまざまな地域でのスケジュールが簡単になります。他の地域にいる人々と仕事をする場合、この機能は便利です。

  1. [設定]の[全般]タブに移動します。
  2. [世界時計]を選択し、[世界時計表示]をオンにします。
  3. [タイムゾーンの追加]をクリックして、目的のタイムゾーンを選択して追加します。
    Googleカレンダーの世界時計

セカンダリタイムゾーンの追加

また、Googleカレンダーにセカンダリゾーンを追加して、それらのエリアに住む友達にメールを送信している正確な時刻を確認することもできます。

これは、設定の同じ[一般]タブの[ワードクロック設定]のすぐ上にあります。

タイムゾーンを追加すると、招待状を設定または送信するときに、プライマリタイムゾーンとともに追加のセカンダリタイムゾーンを確認できます。

5.非表示のイベントを追加します

目に見えないイベントは、あなただけが見ることができるプライベートイベントです。これらを使用して、あなたはあなたの毎日のルーチンから空きスロットを拾い上げて、その時間に完了するためにあなた自身に個人的なタスクを割り当てることができます。このように、あなたは異なる会議の間にあなたの自由な時間をよりよく利用することができます。

ただし、他の人はそれらのスロットが利用可能であると見なし、プライベートイベントに代わるミーティングを設定する場合があります。ですから、変化に目を光らせ、それに応じてあなたの個人的な事柄を管理してください。

  1. 右クリックを押して、カレンダーから空きスロットを選択します。
  2. イベントタイトルを入力し 可用性を無料に設定します。
  3. デフォルトの可視性をプライベートに設定します。
  4. [保存]をクリックします
    Googleカレンダーのプライベートイベント

これで、友達とゲームをする時間になると、Googleカレンダーから通知が届きます。同様に、あなたはあなたの自由な時間の間に対処するために他の緊急のタスクを追加することができます。

6.Gmailフィルターをカレンダーイベントに追加する

毎週または毎月定期的なタスクを実行する場合は、Googleカレンダーでイベントを1回設定します。メールにフィルターを追加して、毎週または毎月、イベントの配置方法を通知します。

  1. Googleカレンダーで、「おばあちゃんに電話」というタイトルのイベントを設定します
  2. Gmailアカウントにアクセスし、以下の詳細を入力してフィルタを作成します
    GoogleカレンダーのGmailフィルター
  3. 次に、[転送]オプションを選択し、電話番号に転送します

次回そのイベントが近づくと、GoogleカレンダーはGmail経由で通知し、Gmailはメールをテキストとして携帯電話に送信します。毎週いくつかの重要なタスクを繰り返す場合、このような通知を受け取ると、時間厳守で生産性が向上します。

また、 GoogleカレンダーをTo Doリストと同期して、生活をより適切に整理することもできます。

7.毎日の議題の電子メールを受信します

この機能を使用すると、毎朝電子メールで1日のスケジュールを取得できます。寝る前に翌日のスケジュールを計画する習慣をつけてください。そうすれば、Googleカレンダーから、その日に実行する必要のあるタスクのリストが記載されたメールが送信されます。

  1. [設定]メニューに移動しますカレンダーの設定を選択します
  2. [マイカレンダー]を選択して、[イベント通知]に移動します。
  3. [その他の通知]で、[毎日の予定のメール]を選択します。
    Googleカレンダーでの毎日のアジェンダ設定

Googleカレンダーの検索バーにある高度なフィルタを使用してフィルタリングします 過去のイベントや会議を数秒で。

イベントの正確なキーワード、イベントまたは会議に参加した人の名前、イベントが発生した場所、またはイベントの日付範囲を使用してデータをフィルタリングできます。覚えているデータを追加して、検索を微調整します。

  1. カレンダーのホームページで、設定の左上隅にある虫眼鏡をクリックして、検索バーを表示します。
  2. ドロップダウン矢印をクリックして、高度な検索フィルターを表示します。
  3. 覚えている情報をすべて含めてください。
  4. [検索]をクリックします。

Zubairという名前の同僚がいて、今年Zubairと会った日を知りたい場合。

キーワードフィルターにZubairと入力し、検索をクリックします。

これにより、Zubairとの会議に参加した正確な日時が表示されます。

ただし、キーワード「Zubair」がイベントタイトルの一部ではなかった場合、このキーワードで検索してもそのイベントは除外されないことに注意してください。

このオプションを使用して後ですばやく確認できるように、常にイベントのタイトルを設定してください。

Googleカレンダーで生産性を向上させる

Googleカレンダーには、イベントを効率的に作成して整理するのに役立つ機能が満載です。上記の機能を利用して、人生があなたに投げかけるものを管理します。