必要だとは知らなかった5つのGoogleドキュメントのトリック

私たちが毎日使用するアプリケーションの新機能に関しては、追いつくのが難しい場合があります。 Googleドキュメントも例外ではなく、常に新しいツールと更新されたツールが実装されています。メニューを参照して何が違うのかを確認しないと、新しく追加された時間節約機能を簡単に見逃してしまう可能性があります。

生産性を向上させるために、レーダーの下で少し飛んできたこれらのGoogleドキュメントのトリックをチェックしてください。

Gmailのメールの下書きを設定する

GoogleドキュメントのGmailテンプレート。

考えが新鮮なときにGmailメッセージを作成したい場合は、Googleドキュメントで直接作成できます。この便利な機能は、ドキュメントを共有している他のユーザーと共同作業したい電子メールに最適です。さらに、ドキュメント内の電子メールへの参照を保持します。

ステップ1 :メールの下書きを挿入するドキュメントにカーソルを置きます。

ステップ2 :[挿入]> [ビルディングブロック]に移動し、ポップアップメニューから[下書きをメールで送信]を選択します。

ステップ3 :受信者、CCとBCC、件名など、通常使用する電子メール要素を追加します。次に、指定された場所にメッセージを入力します。

ステップ4 :テンプレートの左側にあるGmailアイコンを選択します。

このプロセスにより、Gmailにメールの下書きが作成され、送信の準備が整います。準備ができたら、 Gmailにアクセスしてログインし、下書きフォルダを選択します。メールが表示され、編集したり、途中で送信したりできます。

メールやコラボレーションのジャンプスタートに加えて、Googleドキュメントを使用して1か所に複数のGmailドラフトを作成することもできます。次に、Gmailにアクセスして、準備ができたらすべて送信します。

会議のメモをすぐに始めましょう

Googleドキュメントの会議メモテンプレート。

会議を頻繁に計画または参加する場合は、Googleドキュメントの会議メモ機能を利用できます。これを使用すると、ドキュメント内でGoogleカレンダーの基本を使用して会議メモテンプレートを作成できます。次に、時が来たらメモを追加するだけです。

手順1 :会議メモを挿入するドキュメントにカーソルを置きます。

ステップ2 :[挿入]> [ビルディングブロック]に移動し、ポップアップメニューから[会議メモ]を選択します。

手順3 :表示されるウィンドウで、会議のGoogleカレンダーイベントを選択します。 [カレンダーの検索]セクションを使用して、特定のイベントを検索することもできます。

GoogleドキュメントでのGoogleカレンダーの予定の選択。

ステップ4 :ドキュメントが会議メモテンプレートに日付、タイトル、出席者、メモとアクションアイテムのスポットを追加するのが表示されます。

Googleドキュメントやその他の関連アプリケーションの会議メモテンプレートを探すのをやめることができます。この便利な機能を使用するだけで、次の会議の準備ができています。

マークダウンで書き込み、フォーマットする

Googleドキュメントのマークダウン機能を検出します。

一部の場所ではマークダウンでの書き込みが必要になる場合がありますが、それは単にあなたが好むものの1つにすぎない場合があります。 Googleドキュメントは、マークダウンを使用してドキュメントを作成およびフォーマットできるようにすることで役立ちます。あなたがしなければならないのは、機能を有効にすることです。

手順1 :Googleドキュメントでドキュメントを開き、メニューから[ツール]を選択します。

ステップ2 :リストから[設定]を選択します。

ステップ3 :[全般]タブに移動し、[マークダウンを自動的に検出する]チェックボックスをオンにします。

ステップ4 :[ OK ]を選択します。

この機能を有効にすると、マークダウンを使用してドキュメントをフォーマットし、テキストがすぐに更新されるのを確認できます。これには、見出しの作成、太字、斜体、取り消し線によるテキストの書式設定、ハイパーリンクの挿入が含まれます。

ドロップダウンリストを作成する

Googleドキュメントのドロップダウンリストオプション。

ドロップダウンリストは、データを入力し、質問に回答し、ドキュメントで選択を行うための最速の方法のいくつかです。 Googleドキュメントでは、プリセットのドロップダウンリストを挿入したり、わずか数分で独自のドロップダウンリストを作成したりできます。

ステップ1 :ドロップダウンリストが必要なドキュメントにカーソルを置きます。

ステップ2 :メニューから[挿入]>[ドロップダウン]を選択します。

ステップ3 :ポップアップウィンドウで、プリセットのドロップダウンリストを選択するか、独自のドロップダウンリストを作成します。

  • プリセットリストのリストオプションを表示するには、プレビューのためにカーソルをそれらの1つに移動します。
  • 自分で作成するには、リストアイテムを追加し、色を選択して、アイテムを配置します。
Googleドキュメントのカスタムドロップダウンリスト構成。

あなたまたはあなたの共同編集者は、ドロップダウンリストの矢印を選択してアイテムを選択するだけです。次に、そのようにドキュメントに表示されます。

画像またはテキストの透かしを挿入します

2021年後半まで、Googleドキュメントに透かしを追加する唯一の方法の1つは、描画ツールを使用することでした。しかし、 Googleからのアップデートにより、ほんの数ステップで透かしとして任意の画像やテキストを挿入できます。

画像透かしを使用する

Googleドキュメントの画像透かし。

ステップ1 :メニューから[挿入]>[透かし]を選択します。

ステップ2 :開いた透かしサイドバーで、[画像]タブを選択し、 [画像の選択]を選択します。

ステップ3 :使用する画像を見つけます。パソコンからアップロードしたり、カメラを使用したり、URLを入力したり、Googleフォトやドライブを使用したり、Google画像検索を実行したりできます。画像を選択し、[挿入]を選択します。

ステップ4 :透かしはすぐにドキュメントに表示されます。また、必要に応じて、透かしサイドバーでいくつかの微調整を行うことができます。

[書式設定]で、画像を50%から100%に拡大縮小するパーセンテージを選択します。画像をより透明にするには、[色あせ]のチェックボックスをオンにします。

ステップ5 :終了したら[完了]を選択します。

テキスト透かしを使用する

Googleドキュメントのテキスト透かし。

ステップ1 :メニューから[挿入]>[透かし]を選択します。

ステップ2 :透かしサイドバーで、[テキスト]タブを選択します。

ステップ3 :上部のボックスにテキストを入力します。次に、[フォーマット]セクションの追加オプションを使用して調整できます。

  • フォントスタイルを選択します。
  • フォントサイズを選択します。
  • フォントを太字、斜体、または色でフォーマットします。
  • 透明度を調整します。
  • 対角線または水平位置を選択します。

ステップ4 :終了したら[完了]を選択します。

この方法で画像またはテキストの透かしを挿入すると、描画ツールで透かしを作成するよりもはるかに効率的です。

うまくいけば、これらのトリックが、以前よりもGoogleドキュメントでさらに多くのことを行うのに役立つでしょう。詳細については、音声ディクテーションの使用方法またはGoogleドキュメントでフォルダを作成する方法をご覧ください。