従業員が退職するときに会社のデータを盗まないようにする5つの方法

従業員が退職することを決定すると、彼らを滞在させるためにできる企業はほとんどありません。従業員がより環境に優しい牧草地を探すのは普通のことですが、行く時間にすべての従業員が善意を持っているわけではないことを理解することが重要です。

実際、世界中の企業でますます一般的な問題になりつつあることの1つは、退職した従業員からのデータの盗難です。従業員のデータ盗難を防ぐ方法がわからない場合は、次の点を考慮してください。

会社のデータを保護することは、従業員のライフサイクルのすべての段階に存在する必要がある慣行です。ただし、会社を保護するために必要なすべての慣行は、常に同意に根ざしている必要があります。

あなたの会社で働き始める前に、従業員はデータに関して何が期待されているかをすでに理解している必要があります。彼らはまた、それを保護するために彼らが同意する監視の量を理解しなければなりません。

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企業は、同意を得て、データ侵害を特定するための予防的措置と予防的措置の両方を講じることができます。

企業はまた、特にデータが会社全体に影響を与える可能性のあるチームに関しては、疑わしい行動を報告するようにチームにインセンティブを与え、安全かつ匿名で報告する手段を与える必要があります。

2.組織の知識管理を確立する

営業などの役割に関しては、営業担当者が辞めると、多くの企業が関係を失うことに苦労しています。多くの営業担当者は、自分のアカウントを新しい会社に持ち込もうとします。これにより、関係に投資した会社の価値が無駄になります。

さらに、計画会議から戦略を盗むことは、企業に複数の影響を及ぼします。

これは収益の損失を生み出すだけでなく、チームの士気の低下にもつながる可能性があります。キャンペーン内では、部門の枠を超えたチームが協力して、顧客との連絡、売り込みの構築、関係の管理、販売の成立を行うことがよくあります。したがって、企業がデータ侵害のために競合他社に顧客を失うと、多くの人にとってがっかりします。

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貴重な顧客ネットワークを失うことから会社を保護するために、方程式には2つの部分があります。それは、組織の知識データを保存するシステムを作成すること、自動化によって顧客関係分散化することです

チームが圧倒されすぎてワークフローに別のステップを追加できない場合は、データ管理の一部を販売を可能にするソフトウェアまたはスペシャリストにアウトソーシングできます。関係を追跡し、販売パイプラインの一部を自動化するさまざまなツールがすでに利用可能です。

3.侵入検知システムを強化する

従業員が辞任する前に、いくつかの明らかな兆候が現れる可能性があります。

まず、従業員がLinkedInを頻繁に利用しているか、他社のキャリアポータルを閲覧している可能性があります。第二に、彼らは会社のWi-Fiを使用して求人応募を電子メールで送信している可能性があります。

特定の企業がデータを盗む目的であなたの才能を海賊行為しようとしていると思われる場合は、これらの企業との通信について通知を設定してください。これらの投機的な試みの直後に行動を起こす必要はありませんが、セキュリティチームはリスクのある従業員の監視を強化する必要があります。

疑わしいファイルサイズのダウンロード、暗号化されたメッセージングプラットフォームを介したPDFの送信、個人アカウントへの異常に大きな電子メールの送信など、データの盗難や企業スパイを先制的に発見する方法はたくさんあります。

4.出口面接を実施する

退社面接は、退社する従業員や取り残される従業員の危険信号をチェックするための優れた方法です。従業員が次に行く場所を把握しておくと、データが盗まれた場合に考えられる意図をマッピングするのに役立ちます。

たとえば、同様の役割で競合他社に勤務するために退職する従業員は、異なる職務で無関係の業界で働く従業員よりもリスクにさらされる可能性が高くなります。従業員がリスクが高いと思われる場合は、残りの数週間、さらにはその後の数週間も監視する必要があります。

また、それらの長期従業員にとって、多くは辞任時に彼らの契約の条件を覚えていません。これらの関連する契約には、機密保持契約、競争条項、およびその他のデータ関連の条件が含まれます。

退社面接の際に、従業員があなたと一緒に仕事をしなくなったとしても、法的に拘束されている特定の条件について従業員に思い出させてください。

これには、会社が所有する情報の意図的な配布、および会社に属するデータの開示、削除、または返却の失敗が含まれる必要があります。これは、データを盗もうとする可能性のある人を思いとどまらせるための優れた方法であり、単に雇用条件を忘れた人へのリマインダーとして機能します。

5.オフボーディング手順

終了時の面接後、オフボーディング中にデータを保護することが次のステップです。会社のデバイスを返却して管理アクセスを取り消すという明白な要求とは別に、セキュリティチームはデータストレージの慣行について定期的なインタビューを行う必要があります。

辞任後の面接には、個人データの安全慣行に関する質問を含める必要があります。たとえば、会社のファイルで作業しながらパブリックWi-Fiで作業したり、自宅にデータのハードコピーが残っているかどうかを尋ねたり、友人や家族にデバイスを貸したりします。

退職するすべての従業員があなたのデータを盗むつもりであると想定するのは良くありませんが、多くの従業員がそれについて怠惰になると想定するのは安全です。意図的ではありませんが、これらの行為は退職した従業員に起因する可能性があり、会社のデータを不必要に危険にさらす可能性があります。

退職した従業員によるデータ侵害の防止

優れたセキュリティ慣行を教えることは、すべての企業にとって価値のある投資です。従業員が数か月しかあなたと一緒にいない場合でも、データ管理のポリシーと手順により、その期間内に発生する可能性のある多くの問題を防ぐことができます。

どの従業員が信頼できるかを最初から知ることは不可能ですが、ギャンブルを避ける方がはるかに優れています。競合他社に誘惑されたり、会社のデータを盗むことを計画したりしていなくても、問題が発生する可能性はまだあります。一部の退職した従業員は、単に怠惰になり、データ侵害を引き起こす可能性があります。

悪意によるものであれ、純粋な無知によるものであれ、企業データを保護することは、追求する価値のある取り組みです。従業員には、新しい会社やより適切な役割に移行する権利があります。ただし、会社のデータはそれらと一致する必要はありません。