ワークフローに革命をもたらした5つのMicrosoftWordのトリック

Microsoft Wordは、私たちの日常業務の多くの重要な部分ですが、それは私たちが常にそれを価値のあるものすべてに使用しているという意味ではありません。時が経つにつれて、 MicrosoftはWordをより堅牢にする新機能を追加してきましたが、新機能やそれらの便利な隠しツールについての洞察を常に持っているとは限りません。

Microsoft Wordを使用する際のワークフローを改善するために、アプリケーションでの自分の時間を劇的に改善した5つのトリックを次に示します。何年にもわたって、これらは私に時間を節約し、エラーのリスクを減らし、Wordの使用効率を高めてきました。

変更のみを追跡する

Wordの変更を追跡するためのJustMine。

Word文書で他の人と共同作業を行う場合は、変更の追跡に精通している可能性があります。この便利な機能を使用すると、ドキュメントへの全員の追加や変更を簡単に確認できます。

2021年後半のWordの更新により、Microsoftは変更のみを追跡する機能を追加しました。全員が自分のことを追跡する必要がなく、自分のことを確認したいだけの場合、これは優れた機能です。

ステップ1: Word文書を開き、[レビュー]タブに移動します。

手順2: [追跡]ドロップダウン矢印をクリックします。

ステップ3:次に、[変更の追跡]矢印をクリックして、[ジャストマイン]を選択します。

その後、共同編集者が関与しなくても、ドキュメントを編集したり、コメントを追加したり、自分で行った変更を受け入れたりすることができます。

クリップボードを最大限に活用する

Wordのクリップボード作業ウィンドウ。

Officeクリップボードは、Wordに加えて、ExcelやOutlookなどの他のOfficeアプリケーションで使用できる機能です。これを使用すると、他の何かをコピーするまで、コピーしたものはすべてクリップボードに残ります。

クリップボードをこのような便利なツールにしているのは、最大24個のアイテムの履歴にあるものを再利用できることです。これには、画像だけでなくテキストも含まれます。さらに、[編集]> [コピー]、右クリックして[コピー]、または キーボードショートカットCtrl + Cを使用しても機能します。

クリップボードを表示するには、[ホーム]タブに移動し、[クリップボード]ダイアログボックスランチャーをクリックします。これは、リボンのクリップボードセクションの右下隅にある小さな矢印です。

左側にクリップボードの作業ウィンドウが開き、コピーしたアイテムのリストが表示されます。アイテムを選択して、ドキュメントに貼り付けます。アイテムの右側にある矢印をクリックして[貼り付け]を選択するか、アイテムを削除するには[削除]を選択することもできます。

作業ウィンドウの上部に、[すべて貼り付け]または[すべてクリア]の追加アクションが表示されます。どちらも便利です。

これは、Word文書でコピーアンドペーストアクションを頻繁に使用する場合に、リアルタイムの節約になります。

プレースホルダーにランダムなテキストを挿入する

WordのLoremipsumランダムテキスト。

テキストなしでドキュメントを作成するのに時間を費やす必要があった場合は、MicrosoftWordの次のトリックに感謝します。簡単な行を入力すると、Wordがランダムなテキストを挿入します。これは、必要なテキストが得られるまでプレースホルダーに最適です。

このテキストをドキュメントに追加するには、2つの方法があります。

方法1:ランダムなテキストの場合、Pは段落数、Sは必要な文数で、次のように入力します。

 = RAND(P、S)

たとえば、= RAND(2,3)は、それぞれ3つの文を持つ2つの段落を提供します。

方法2: lorem ipsum(一般的なプレースホルダーテキスト)の場合は、以下のコマンドを入力します。 RANDと同様に、挿入する段落(P)と文(S)の量に数字を使用します。

 = LOREM(P、S)

したがって、= LOREM(4,2)は、それぞれ2つの文を含む4つの段落を提供します。

コマンドを入力するとすぐに、テキストがドキュメントに表示され、 Wordテンプレートまたはドキュメントのプレースホルダーとして使用できるようになります。

テキストや画像などを保存して再利用する

クイックパーツとWordの定型句。

上記のクリップボードのように、ドキュメントを作成するときに何かを再利用できるときはいつでも、それは歓迎すべき機能です。

Microsoft Wordには、同様に機能するクイックパーツと定型句が用意されており、テキスト、画像、表、署名、その他のアイテムを保存して再利用できます。同じものを何度も入力または挿入していることに気付いた場合は、これらのツールが最適です。

ステップ1:保存するテキスト、画像、またはその他の要素を選択します。

手順2: [挿入]タブに移動し、[クイックパーツ]ドロップダウン矢印をクリックします。

  • クイックパーツとして保存するには、[選択範囲をクイックパーツギャラリーに保存]を選択します
  • 定型句として保存するには、定型句に移動し、[選択範囲を定型句ギャラリーに保存]を選択します。

ステップ3:表示されるポップアップウィンドウで、意味のある名前を付け、保存するギャラリーを選択し、カテゴリを追加し、その他の詳細を必要に応じて入力できます。

ステップ4: [ OK ]をクリックしてエントリを保存します。

保存した選択範囲を使用する準備ができたら、目的の場所にカーソルを置きます。 [挿入]タブに戻り、[クイックパーツ]ドロップダウン矢印をクリックして、アイテムを選択します。次に、カーソルで指定した場所のドキュメントにポップします。

クイックパーツと定型句の主な違いは、定型句はクイックパーツ機能の一部であり、それぞれに保存されたアイテム用の独自のギャラリーがあることです。

どちらを使用する場合でも、あるいは両方を使用する場合でも、時間を節約し、同じコンテンツの再入力や再読み込みによるエラーを減らすこの素晴らしい方法に感謝します。

スクリーンショットをキャプチャして挿入する

開いているウィンドウでWordのスクリーンショットツール。

言及する価値のあるWordのもう1つの生産性の秘訣は、スクリーンショットツールです。これを使用すると、ドキュメントにスクリーンショットをすばやく簡単に挿入できます。デスクトップで開いている別のウィンドウから選択するか、手動でキャプチャしたもののスクリーンショットを挿入できます。

このツールを使用するには、[挿入]タブに移動し、[スクリーンショット]ドロップダウン矢印をクリックします。

ボックスの上部に、開いている他のウィンドウが表示されます。いずれかを選択してドキュメントにポップし、Wordの他の画像と同じようにフォーマットまたは編集します。

または、画面の特定の部分または別のウィンドウをキャプチャすることもできます。画面クリッピングを選択します。カーソルが十字線に変わります。ドラッグして必要な部分をキャプチャし、終了したら解放します。クリッピングは、静止画像としてドキュメントに自動的に表示されます。

コンピューターからスクリーンショットが必要な場合は、スクリーンショットツールを開き、必要なものをキャプチャしてサイズを変更して保存し、ドキュメントに戻って挿入する必要がなくなります。 Wordに組み込まれているスクリーンショットツールを使用するだけです。