プロフェッショナルなMicrosoftWordドキュメントの10のシンプルなデザインルール

Microsoft Wordには非常に多くの機能が満載されているため、 MicrosoftWordで必要なものをほぼすべて作成できます。しかし、これらの機能が必ずしも期待どおりの美しく、高品質でプロフェッショナルなドキュメントデザインになるとは限りません。

Microsoft Wordのすべて、その複雑さ、癖、機能のすべてを知ることは1つのことです。それは、優れたドキュメントを作成するものを知ることとはまったく別のことです。ここでは、Word文書をフォーマットしてプロフェッショナルに見せるための方法を紹介します。

1.シンプルに、少ないほど多い

Word文書の見栄えを良くする方法を知りたいですか?シンプルに保ち、MicrosoftWordに付属しいる隠し機能を利用してください。この記事の1つを覚えている場合は、それをこれにしましょう。そうすれば、将来的に正しい設計上の決定を下すことができます。

ドキュメントを書くときは、コンテンツを主な焦点にする必要があります。そのコンテンツを読みやすく、要約しやすくするために、ドキュメントのフォーマットに関するガイドラインがあります。気を散らすだけの人目を引く要素を導入したいという誘惑を排除します。空白を最大化します。言葉遣いをしっかりと保ち、言葉の多い文章や段落を修正します。全体的にシンプルで最小限のルール。

2.コンテキストに適した書体を選択します

最初の大きな設計上の決定は、使用する書体です。伝統的な知識によれば、セリフフォントは印刷されたドキュメントで読みやすいのに対し、サンセリフフォントはデジタル画面で読むと見た目が良くなります。

セリフフォントの良い例には、Garamond、Georgia、Hoefler Text、Palatinoがあり、サンセリフフォントの良い例には、Arial、Gill Sans、Helvetica、LucidaSansがあります。

最も一般的なプレゼンテーションデザインの間違いの1つを回避したい場合は、ComicSansをスキップしてください。そして、最終的に使用するものは何でも、ドキュメント全体で同じ書体に固執します。必要に応じて、見出しに別の書体を使用できます。

3.標準のフォントサイズと色を使用する

テキストの見た目に注意を払わずに、Word文書をプロ並みにフォーマットする方法を学ぶことはできません。ビジネスおよび学術論文は、一般に12ポイントのフォントサイズを使用します。これは、ページサイズ、余白、および行間隔について以下で説明するガイドラインと組み合わせて使用​​すると、最も読みやすい段落を生成します。

情報密度の高いレポートの中には、フォントサイズが10ポイントになることもありますが、それより小さくなることはありません。

一般に、特に印刷されたドキュメントの場合は、関連するものに手近づけないことが最善です。カラーインクに追加料金を支払う必要があり、ドキュメントがコピーされても持ち越されません。デジタルドキュメントの場合、重大な警告などのために色付きのテキストを予約します。太字の斜体のテキストを使用することを強調することをお勧めします。

4.標準のページサイズと余白を使用します

ほぼすべてのオフィス文書は、USレターサイズ(他の場所ではA4とも呼ばれ、210mm x 297mm)として知られる標準の8½ " x11 "ページで印刷されます。これは、使用するプリンターに関係なく使用できることが保証されている唯一のサイズです。

余白に関しては、ほとんどのスタイルマニュアルとスタイルガイドでは、ページのすべての面1インチの余白が必要です。これにより、行の長さが最も読みやすくなり、必要に応じて注釈を書き込むことができます。バインダーの場合、リングに対応するためにサイドマージンを1½ "に増やすことができます。

5.段落を左揃えにします

新聞や小説、一部の教科書で使用されているので、正当な配置を使用したくなるかもしれませんが、オフィスや学術文書では間違った選択です。文書を正式にすることが重要なのはなぜですか?正式なものがないと、ドキュメントは読めなくなります。

必要なのは、テキストの左揃えです。これにより、段落の右側にギザギザが生じますが、使用している書体が意図したとおりに文字間隔が維持されるため、最適な読みやすさが得られます。そうしないと、 活版印刷の川になってしまう可能性があります。これは非常に気が散り、単に醜く見えます。

6.段落の最初の行をインデントします

段落間に余分な間隔を空けないでください。また、段落の最初の行は、各段落を目立たせるためにインデントする必要があります。唯一の例外は、セクション見出しの直後に続く段落の場合です。これは、周囲のコンテキストによって独自の段落であることが明確になるため、インデントしないでおくことができます。

一般的な経験則では、インデントサイズをフォントサイズと同じにします。 Tabキーを使用するのではなく、Wordの段落スタイル機能を使用してインデントを処理するようにしてください。

7.段落の間に画像を配置します

段落内に画像を配置し、周囲のテキストがその周りを流れるようにすることは問題ないかもしれません。組織がそのようにそれを好む場合は、先に進んでそれを実行してください。しかし、一般的に言えば、特にデータ駆動型レポートでは、読みやすさが損なわれる可能性があります。

特にグラフ、チャート、表の場合、最も安全なオプションは、段落の間に画像配置し、それらを中央揃えにすることです。そうすれば、画像が周囲のテキストと注意を争うことはありません。また、キャプションを目立たせるのにも役立ちます。

8.コンテキストに適した行間隔を選択します

行間隔(テキストの行と次のテキスト行を区切る空白)の正しい選択は、実際には、作成しているドキュメントの種類によって異なります。

アカデミックペーパーは、最初に適切なアカデミックスタイルガイドに従う必要があり、スタイルガイドが存在しない場合はダブルスペースを優先する必要があります。ビジネスおよびオフィスのドキュメントは、印刷時に必要なページ数を最小限に抑えるためにシングルスペースになる傾向がありますが、デジタルドキュメントは、120〜150パーセントの間隔で配置すると読みやすくなる場合があります。

9.見出しとリストでテキストを分割する

ドキュメントが長いほど、重要な見出しが多くなります。端から端までテキストの壁に過ぎない20ページのレポートを読みたいですか?または、適切なセクション、サブセクション、および見出しに編成された30ページのレポートですか?私は毎回後者を好みます。

リストは、テキストの壁を壊したり、重要なポイントに目を向けたりするのにも適しています。一連の項目(「成功した起業家の5つの属性」など)を数えるとき、または段階的な指示を提供するときは、番号付きリストを使用します。それ以外の場合は、箇条書きで問題ありません。 Word文書のデザインの読みやすさを損なうようなリストの使いすぎは避けてください。

これは、Wordを使用して脚本をフォーマットする場合に特に重要です。

10.休憩のあるセクションを区切る

レポートをプロフェッショナルに見せるための方法を学びたいときは、セクションの区切りを理解する必要があります。 Microsoft Wordでは、セクション区切りを使用すると、向き、列、ヘッダー、フッター、ページ番号などを変更して特定のページを区別できます。セクション区切りには、次の4つの形式があります。

  • 次のページ:次のページの次のセクションを開始します。
  • 継続:現在のページの次のセクションを開始します。
  • 偶数ページ:次の偶数ページで次のセクションを開始します。
  • 奇数ページ:次の偶数ページで次のセクションを開始します。

ドキュメントがチャプターを必要とするほど大きい場合、これはそれらをクリーンな方法でフォーマットするための最良の方法です。各章は、「次のページ」セクション区切りで作成する必要があります。バインダー内に配置する場合は、「偶数ページ」または「奇数ページ」セクション区切りで作成する必要があります。必要に応じてページ分割を削除する方法も示しました。

プロフェッショナルに見えるようにWord文書をフォーマットする方法を学ぶ

組織や学校で特定のレイアウトと形式が必要な場合を除いて、独自のテンプレートを設定するという面倒な作業をスキップして、代わりにダウンロードすることができます。これにより、プロフェッショナルなドキュメントデザインをすばやく実現できます。