プロフェッショナルな外観のExcelスプレッドシートを作成する方法

Microsoft Excelは、優れた汎用スプレッドシートプログラムです。使い方がいかに簡単かを考えると、より複雑なスプレッドシートを作成する際に間違いが発生することは間違いありません。

最も一般的なエラーには、複雑な関係、隠された情報、理解できない計算、または単なる間違いが含まれます。一貫して優れたMicrosoftExcelファイルを作成および維持するために、常に留意すべき点がいくつかあります。

良いスプレッドシートを準備する方法は?

最初に行う必要があるのは、スプレッドシートの開発を開始する前に組織の標準を選択することです。専門的な環境で作業する場合、この組織標準は、スプレッドシートを使用/作業するすべてのユーザーのステージを設定します。

共有標準は、チームとのコミュニケーションを改善し、開発時間を節約します。

とはいえ、将来を念頭に置いてスプレッドシートを作成することが重要です。スプレッドシートの設定を開始したときに気づかなかったインスタンスに必ず遭遇するため、準備が必要です。

将来の変更を念頭に置くことで、ワークシートの耐久性を高めることができます。これは、代わりのワークシートを作成する必要がある時間を無駄にしないことを意味します。

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複数のワークシートを活用する

どれだけの専門家がこの間違いを犯しているのかを知って驚くかもしれません! Microsoft Excelは複数のワークシートを提供しており、それらの使用方法を学ぶことが重要です。まず、さまざまな種類のデータをさまざまなワークシートに配置する必要があります。

たとえば、基本情報として最初の2、3のワークシートを使用できます。次のワークシートは計算に使用できますが、最後のシートは結果とグラフによく使用されます。

もちろん、これはあなたがしている仕事の種類とあなたが最も快適なものによっても異なります。ワークシートごとに複数のテーブルがあると、それらを並べ替えたり、セルを挿入したり、フォーマットしたりしようとすると、多くの問題が発生する可能性があることに注意してください。

チームで作業する場合、作業のさまざまな部分専用の複数のワークシートを用意すると、誰もが何が起こっているのかを理解しやすくなります。

情報フローの整理

情報は左上から右下に流れる必要があり、この構造に従うようにワークシートを整理する必要があります。タイムラインは、すべてのワークシートで一貫している必要があります。これにより、スプレッドシートがどのように機能するかを誰もが理解しやすくなります。

情報の流れを管理するときは、読者の気を散らす傾向があるため、十字形のパターンは避けてください。その点で、いかなる種類の循環参照も避ける必要があります。

列と行のラベル付け

ラベルのない単純なスプレッドシートがあると(ワークシートの作成者として)混乱しないかもしれませんが、他のユーザーはそれが非常に問題であると感じるかもしれません。

これが、列と行に単純な名前のラベルを付けることが重要である理由です。同じ種類のデータに常に同じ名前を使用するようにしてください。

数式を書くときに避けるべきことは何ですか?

Excelスプレッドシートに多くの数式が含まれている場合は、よりプロフェッショナルに見せるためにできることがいくつかあります。まず第一に、繰り返し計算を行うことを避け、数式を1回だけ計算します。

数式をコピーすると、エラーが発生する可能性が高くなります。言うまでもなく、1つの数式を変更しても、以前に作成した複製は変更されません。これは、多くの紛らわしいエラーにつながる可能性があります。

まったく同じ式を再度使用する必要がある場合は、式を使用する必要があった最初のインスタンスを参照することをお勧めします。

さらに、数式で固定数を使用することは常に避けてください。代わりに、固定値に使用する必要があるのは、個別の入力セルであり、計算で使用するときにこのセルへの参照を使用します。

スプレッドシートを作成するときに避けるべき追加事項

Microsoft Excelを使用するときに避けるべき最も重要なことの1つは、セル結合するオプションです。これが良いアイデアになることはめったになく、多くの場合、美観を向上させるために使用されます。テーブルセルをマージすることにより、参照と計算で問題が発生する可能性が高くなります。

最大のリスクの1つは、マージされたセルを参照する場合です。マージされたセルを参照する場合、すべてのセルが計算の一部になりますが、実際にはそのうちの1つだけが正しくなります。

避けるべきもう1つのことは、行、列、さらにはワークシートなどの情報を非表示にすることです。これにより、他のユーザーがスプレッドシートで作業しているときに重要なことを見逃してしまう可能性が高くなります。

終わりのために美学を保存する

Excelのスタイリングオプションは豊富で、さまざまな方法でセルの値を好みに合わせて調整できます。さまざまな境界線、色、テーマ、およびその他の機能を選択できます。

スプレッドシートの特定のデザインが必要なことは何も悪いことではありませんが、通常、そうすることで視聴者の情報が抽象化されます。

スプレッドシートのスタイルを設定する場合は、ドキュメント全体で一貫性を保つようにしてください。一貫性のあるシンプルなフォーマットスタイルは、読者がスプレッドシートをはるかに簡単に理解するのに役立ちます。

さらに、凡例を作成し、ソースを明確にすることも重要です。 Microsoftの公式Webサイトで、Excelでグラフの凡例を適切に作成する方法を学ぶことができます

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Excelドキュメントをプロフェッショナルに見せるための方法を学ぶ

基本的なヒントとコツを知っていれば、一貫して優れたExcelファイルを作成して維持することはそれほど難しくありません。 Excelドキュメントのスタイルを設定することに何の問題もありませんが、スタイル/美学は最後まで残してください。

まず、最初から最後まで、明確で簡潔なスプレッドシートを作成する必要があります。その後、Excelドキュメントに微調整を加えることができますが、すべてのワークシートでシンプルで一貫性を保つようにしてください。