テンプレートとフィルターを使用してGmailでスパムメールを制御する方法

多くのデジタルマーケターやオンラインビジネスの所有者は、同じ種類の電子メールに1日に複数回応答する必要があります。このプロセスは、圧倒的で時間のかかるものになる可能性があります。

このような状況では、応答テンプレートが役立ちます。 Gmailのいくつかのフィルタは、スパムをより効率的に処理するのにも役立ちます。

この記事では、応答テンプレートとGmailフィルターを使用してスパムと効果的に戦う方法を紹介します。

Gmailテンプレートとは何ですか?どのように使用できますか?

事前に作成したメールをアカウントに保存して、最初から作成する代わりに再利用できます。 Gmailアカウントで同時に50の異なる応答テンプレートを保存できます。したがって、対象読者向けにいくつかの一般的なテンプレートを作成すると、電子メール通信の生産性が向上します。

特定のニッチ内で権限を確立している場合、ゲスト投稿の作成を求める人々から何百もの電子メールを受信する可能性があります。各メールに1つずつ返信する代わりに、テンプレートを作成して使用できます。

上記のシナリオでは、ゲストの投稿を受け入れないことを知らせるテンプレートメールを作成しましょう。応答テンプレートを作成する前に、Gmailでテンプレート設定を有効にしてください。

1.Gmailアカウントにサインインします。

2. [設定]> [すべての設定を表示]に移動します

3. [詳細設定]タブで、[テンプレート]セクションまで下にスクロールします

4.テンプレートを有効にします。

5. [変更保存]をクリックします

テンプレート設定を有効にしたら、次のステップは応答テンプレートを作成して保存することです。

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応答テンプレートを作成する方法

以下の手順に従って、応答テンプレートを作成します。

1.Gmailアカウントを開きます。

2. [作成]をクリックして、新しいメッセージを作成します。

3.電子メールでゲスト投稿を受け入れないことに関するポリシーを説明します。 (一般的にして、ニッチまたはカテゴリのゲスト投稿を求めるすべての人に適用されます)

4.応答の準備ができたら、作成メールボックスの右下にある3つのドットをクリックします。

5. [テンプレート]> [ドラフトをテンプレートとして保存]> [新しいテンプレートとして保存]に移動します

6.ポップアップに名前を入力した後、テンプレートを保存します。 (テンプレートは電子メールの件名と同じ名前を使用するため、ここでわかりやすい名前を選択してください)。

テンプレートが正常に作成されたことを確認する方法は次のとおりです。

  1. もう一度[作成]をクリックします。
  2. 右下の3つのドットを選択します。
  3. テンプレートに移動します。

これは、Gmailアカウントに保存されているテンプレートのリストを見つける場所です。テンプレートをクリックすると、テンプレートがコピーされてメールボックスが作成されます。

何百もの電子メールに手動で応答する必要がある場合は、電子メールテンプレートを作成したとしても、プロセスに時間がかかります。ここで、フィルターを使用して自動応答を作成すると便利です。

「ゲスト投稿」、「バックリンク」、「記事を受け入れる」など、特定の単語を含むメールをスパムフォルダに入れるフィルタを作成できます。このフィルターを使用することで、このようなスパムメールの自動応答を設定することもできます。

それをどのように行うことができるか見てみましょう。

テンプレートを使用した自動応答フィルターの作成

  1. 応答テンプレートを持つ同じGmailアカウントを開きます。
  2. 右上隅にある設定については、歯車のアイコンをクリックしてください。
  3. [すべての設定]> [フィルターとブロックされたアドレス]に移動します

4. [新しいフィルターの作成]をクリックします。 (システムに保存されている既存のフィルターを.xml形式でインポートすることもできます)

メールアドレス、件名に基づいてメールをフィルタリングし、特定の単語やサイズを含めたり除外したりできます。ゲスト投稿を受け入れないための最も適切なフィルター基準は、トピックに密接に関連するいくつかの単語を含めることです。フィルタの[単語を含める]オプションにいくつかの単語を追加しましょう。

5.条件を指定したら、[フィルターの作成]をクリックします

ここでは、条件に完全に一致するメッセージを含む電子メールをどのように処理するかを決定する必要があります。

6. [受信トレイをスキップする(アーカイブする)]チェックボックスをオンにして、これらのメールが受信トレイを乱雑にしないようにします。

7.また、[テンプレート送信]ボックスをオンにして、同じ応答テンプレートである[ゲスト投稿は許可されていません]を選択します。

8.チェックボックスをオンにした後、[フィルターの作成]をクリックします

これで、新しく作成されたフィルターがフィルターリストに表示されます。今後、「ゲスト投稿、ゲスト投稿、バックリンク、記事の受諾、ブログへの書き込み、ウェブサイトへの書き込み」という単語を含むメールは受信トレイに届きなくなります。

さらに、電子メールへの応答として、応答テンプレートを送信者に送信します。したがって、受信トレイが乱雑になることも、送信者が返信を待つ必要もありません。

重要なメールを見逃さないようにフィルターを調整する

フィルタを設定したら、アーカイブされた電子メールを監視して、ビジネス関連の電子メールが除外されていないことを確認します。

「acceptpost」という単語を含むメールをフィルタリングしている可能性がありますが、フィルターが原因で見逃しているプロモーションオファーである可能性があります。 Gmailフィルタにブランド、取引、プロモーションなどの単語を含めることで、このシナリオを回避できます。

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必要に応じて独立したフィルターを作成する

連絡先メールアドレスが異なる複数のウェブサイトがある場合は、新しく作成した応答フィルタをエクスポートしてから、新しいGmailアカウントにインポートできます。ただし、その電子メールに対して個別に応答テンプレートを有効にして作成する必要があります。

応答テンプレートを使用する場合のフィルターを作成するための最良のオプションは、フィルターを最初から作成することです。

応答が自動化されていることをユーザーに知らせないでください

それがあなたの電子メールの自動応答であることを言及しないでください。これを回避することで、ユーザーは間違ったターゲット単語をスキップしたりつづったりしてGmailフィルタをだますことがなくなり、スパムを送信する代わりにメールが届きます。

また、定期的に受信トレイを確認し、有益なメールに返信することをお勧めします。

Gmailフィルターと応答テンプレートを使用したスパムの制御

Gmailフィルタと一般的な応答テンプレートを使用すると、スパムメールをスクロールせずに応答できます。この方法で時間とエネルギーの両方を節約できます。 Gmailフィルタに加えて、メール通信を改善するGmailブラウザ拡張機能もテストする必要があります。