テクノロジーを使用してシングルタスクをマスターし、生産性を向上させる方法

表面的には、マルチタスクは、達成したいすべての個人的な目標、終わりのない仕事の要求、デジタルの気晴らし、およびパンデミックによって引き起こされる仕事と生活の不均衡を考慮すると、究極の生産性ハックであるように感じます。

ただし、このプラクティスをさらに深く掘り下げると、別の結論につながります。

マルチタスクの欠点

生産性の重要な要素であるエネルギー、注意、時間しかありません。マルチタスクの結果として、主な欠点の1つは、同時に集中しているさまざまなアクティビティに部分的にしかコミットしていないことです。

その結果、蜃気楼が発生し、複数の面でほとんど進歩がないため、自分がより効率的であると思わせ、成功の認識に欠陥が生じます。

しかし、現実には、マルチタスクを使用すると、間違った優先順位に集中でき、創造性が阻害され、ストレスレベルと注意散漫が増加し、ミス、燃え尽き症候群、記憶障害などが増え、結果として生産性が低下します。そして、この主張を裏付ける 研究はたくさんあります。

だから、代替手段は何ですか?

これまでに、代替手段は、一度に1つのタスクに集中するシングルタスクであると推測したかもしれません。この用語が意味するように、それはあなたのすべての注意をタスクに捧げることを意味します。この方法により、アクティビティ間をやりとりするときに無駄になる時間を節約し、創造性を高め、優先順位を完了する可能性を高め、気を散らすものを取り除くことができます。

しかし、たぶん、あなたはすでにシングルタスクがあなたの生産性を向上させることができることを知っています。それでも、人生の他の多くのことと同様に、私たちがすべきだとわかっていること(シングルタスク)と最終的に行うこと(マルチタスク)の間には大きなギャップがあることがよくあります。

ギャップを閉じるには、聞かせていただきましたのは、一度に一つのことに集中するあなたの能力を向上させると同時に、あなたの生産性を向上する方法に焦点から少し外れ:

1.ポモドーロ法を使用する

ポモドーロメソッドは、1つのタスクに集中できるようにすることで、生産性を向上させることができる効果的な時間管理手法です。実装は簡単で、最小限のセットアップで済みます。これらの無料のオープンソースPomodoroアプリを試すことができます

ポモドーロメソッドの使用を開始するには、タイマーを25分に設定して1つのタスクに集中し、5分間休憩してリラックスするか、ゲームをしたり友達にテキストを送信したりするなど、タスクに関係のないことを行います。ポモドーロセッションを1回終了しました。 4つか5つのポモドーロの後でもっと長い休憩を取ることができます。

この方法は、気を散らすものを減らし、1日の計画を効果的に行い、各ポモドーロセッションの後に達成感を味わい、短時間の作業で集中力を高めるのに役立つため、効果的です。

2.自動化されたシステムを作成する

電子メールへの返信やソーシャルメディアの投稿の公開など、日常的に実行する必要のある繰り返しのアクティビティが非常に多いため、単一のタスクに苦労することがよくあります。ありがたいことに、自動化によってこれらの冗長なタスク処理し、優先順位に集中するのに役立つ方法いくつかあります

たとえば、これらのAndroidアプリを使用し、メール、電話、テキストメッセージなどへの自動返信を設定できます。また、 IFTTTなどの自動化プラットフォームを使用して、さまざまなデジタルツールを接続し、自動化システムを作成することもできます。

3.浅いタスクをバッチ処理します

数分後にまったく関係のないことをしていることに気付いただけで、重要で複雑なタスクを開始していることに気付いたことがありますか? 「起業方法」に関するブログを書きたいとしましょう。このトピックに関する調査を開始すると、来週の地球温暖化に関する会議に参加できるかどうかを尋ねるメールが届きます。

数分しかかからないため、すぐに返信することを選択しますが、メールに添付されている森林破壊に関するYouTubeリンクをクリックします。次に、YouTubeのアルゴリズムは、トピックに関連する映画の予告編を視聴することを提案します。次に知っていることは、Netflixで番組全体を視聴していることです。おなじみのように聞こえますか?

では、どうすればこれを回避できますか? 1日の計画を立て、同様のアクティビティを分類して、タスクの切り替えを回避します。これにより、1日の作業中に散発的にではなく、同様の浅い作業や価値の低い作業を同時に処理できます。

たとえば、メールの並べ替え、カレンダーでの会議のスケジュール設定、通知への応答に時間を割り当てることができます。あなたはあなたの一日の低エネルギー部分のためにこれらすべての価値の低いタスクをバッチ処理することができます。

4.個人かんばんを使用する

個人のかんばんシステムを作成することにより、一度に1つのタスクのみに取り組むことができます。ボードと付箋を使用するか、 Trelloのようなかんばんに触発されたアプリをダウンロードできます。

Trelloアカウントにログインしたら、「 to do」 、「 doing 」、「 completed」というタイトルの3つの列を作成します。作業したいすべてのタスクを優先順に書き留めます。最も重要なタスクを実行列に移動して、作業を開始します。

この手法を機能させるには、実行中の列に常に1つまたは2つのタスクしかないことを確認するだけで済みます。これにより、一度に多くのタスクを開始することを回避できます。

ダウンロード: Android用Trello | iOS (無料、プレミアムバージョンが利用可能)

関連:日本のかんばん技術を使用してタスクを管理する方法

5.シングルタブの練習

現在、画面上で多くのタブが開いている可能性があります。最近では、ブラウジングセッションを1つのタブに留めることは不可能だと感じています。それは気晴らしに満ちているので、ウェブを閲覧しているときに気が散るのはとても簡単です。

シングルタブの練習は、タスクに集中するのに役立つ効果的な方法です。ただし、開始するには何らかの支援が必要な場合があります。 xTabなどの拡張機能を使用して、開くタブの数を制限できます。

Momentumを使用して、その美しい背景画像、事前設定されたフォーカス領域(またはその他のリマインダー)、および感動的な引用を楽しむこともできます。

シングルタスクで生産性を向上させる

シングルタスクを使用することで、ほとんどの場合、最も重要なタスクを効果的かつ効率的に処理したことを確認できます。これは、エネルギー、時間、および注意を可能な限り集中させているためです。