サイレントミーティングでチームのコラボレーションと生産性を高める方法

会議の主な目的の1つは、アイデアの流れを促進することです。残念ながら、これらのアイデアは、ノイズ、中断、ランダムなチャタリングのプールに溺れることが多く、その結果、時間を浪費して生産性が低下します。

しかし、会議はどの組織でもその場所を持っています。したがって、最善の代替策は、それらを処理するためのより生産的な方法を見つけることです。しかし、最初に、あなたは知る必要があります:

従来の会議の問題

従来の、より正確には「音声」会議は、人々が集まってアイデアを共有するときに発生します。

私たちは皆、その会議室にあまりにも頻繁に、そしてあまりにも長い間いました。使命は単純でした。たくさんの創造的な心を集めてアイデアを思いつくことです。しかし、それはすぐに最も大きな声への競争に変わりました。

広く知られている懸念と 研究は、音声ブレーンストーミングセッションはしばしば非効率的であるという考えを裏付けていますが、生産的なアイデアを探求するためのより効果的な手法を検討していないため、ほとんどの組織は依然としてデフォルトオプションとしてそれらを持っています。

ボーカルミーティングが非生産的であることが多い理由は次のとおりです。

  1. 人々はあまり考えずに急いでアイデアを出します。
  2. 率直なチームメンバーは、内向的な同僚に影を落とすことがよくあります。
  3. 口頭での会議は通常、十分な準備や明確な目的なしに急いで開催されます。
  4. 人々は裁かれたり批判されたりすることを心配します。
  5. 大音量のセッションは、リモートチームにとってかなり困難です。
  6. 多くのアイデアや貢献は文書化されておらず、書き留められたものはメモを取る人によって誤解されるリスクがあります。
  7. 不必要な会話がポップアップする可能性が高いです。
  8. すべての会議出席者に共有の読み物はありません。

しかし、多くを達成せずに会議室で何時間も過ごすことに代わる方法はありますか?より多くの沈黙があなたの解決策になる可能性があります。

サイレントミーティングとは何ですか?

新製品の発売に関する1時間の会議のために会議室に入ると想像してみてください。誰もが自分のコンピューター画面に集中し、聞こえるのは次の45分間のキーボードからのパチパチという音だけです。残りの15分間だけ話し、いくつかの重要な問題について話し合い、閉会の辞を述べます。

サイレントミーティングは、割り当てられたミーティング時間のほとんどを利用して情報を広め、深い思考と反省を促して創造的なアイデアを促進する革新的なミーティング形式です。

サイレントミーティングは、明確な状況や個々のニーズに応じて、非常に順応性があります。いくつかのようなデジタルツール使用して、完全な沈黙の中で、すべて自分の時間を使用することを好むたるみGoogleのワークスペースをコメントします。

アマゾンやツイッターなどのトップテクノロジー企業は、会議で沈黙の力を活用して生産性を高めてます。 ジェフベゾスは、これはおそらくこれまでで最も賢いことだ述べてます。そして、サイレントブレーンストーミングセッションは対応するセッションよりも生産的であるという考えを裏付ける研究があります。

では、どのようにしてサイレントミーティングを組織に組み込むことができますか?

組織内のサイレントミーティングのベストプラクティス

上で述べたように、サイレントミーティングは目的に応じてさまざまな形をとることができます。ただし、少なくとも、マウントできる、またはせいぜいほとんどのニーズに対応できる強固な基盤を提供することを目指しています。

そうは言っても、会議を強化するためのいくつかのデジタルツールに関するヒントを次に示します。

1.事前に議題を準備して共有する

会議の目的を評価するために時間をかけることは、そもそもそれが持つ価値があるかどうかを判断できるため、非常に重要です。そうである場合は、先に進んで、話し合いたいトピックの概要を説明できます。会議の議題を準備し、事前にチームと共有することで、チームはより良い準備をする時間を確保できます。

電子メールで議題を共有するか、 Evernoteなどのメモツールを使用してアクセシビリティを向上させることができます。アカウントにログインしたら、会議テンプレートを選択して、会議の目標、割り当てられた時間、日付、割り当てられたファシリテーターとメモ係などの情報をスペースに入力し、共有をヒットすることができます。新しいホームダッシュボードを活用して、Evernoteでのメモを取ることも改善できます

ダウンロード: Android用Evernote | iOS (無料、プレミアムバージョンが利用可能)

2.「テーブル読み取り」を作成します

サイレントミーティングは、出席者が必要とするすべてのドキュメントと情報を含む「テーブル読み取り」を作成して使用する必要があるため、ユニークで生産的です。

参加者は、先読みに頼る代わりに、会議の最初の部分を使用して、包括的なドキュメントを徹底的に調べることができます。定義された期間が経過すると、チームはテーブル読み取りへのコメントを通じて会話を開始できるようになります。

ONLYOFFICEを使用してテーブルの読み取りを作成し、チームが質問したりコメントを通じて貢献したりできるようにすることができます。このツールを使用すると、さまざまなプラットフォームの同じワークスペースでドキュメントを効果的に作成、編集、または共同作業できます。

この方法では、すべてのチームメンバー(内向性を含む)に平等に貢献する機会が与えられます。このソフトウェアは、コメントやアイデアを含むすべての情報をクラウドに自動的に保存し、簡単にアクセスできるようにします。リモートチームにも最適です。

ダウンロード: Android用ONLYOFFICE | iOS (無料、プレミアムバージョンが利用可能)

3.ブレーンストーミングにFigJamを使用する

多くの組織は、革新的なアイデアのいくつかがブレーンストーミングの演習中にもたらされることを知っています。そのため、それらは非常に重要です。ただし、常に改善の余地があり、ある程度の沈黙でそれを行うことができます。

サイレントブレーンストーミングの主な利点の1つは、チームが多くのアイデアを開発できるようにすることです。出席者は、沈黙の中でトピックを振り返り、ポストイットにアイデアを書く一定の期間を過ごします。サイレントブレーンストーミングは、すべてのアイデアがボード上で対等な立場にあるため、 アンカーバイアスを回避するのにも役立ちます。

関連:生産的なアイデアを探求するための最良のブレーンストーミング手法

または、チームはFigJamのようなオンラインホワイトボードを使用して、アイデアを出し、ブレインストーミングし、コミュニケーションをとることができます。このツールは使いやすく、ブレーンストーミングセッション中のエンゲージメント、コラボレーション、生産性を高めるのに役立つ機能が満載です。

サイレントミーティングを試して、ミーティングの生産性を高めましょう

時間をかけて会議の目的を評価すると、会議を開催する価値があるかどうかを判断するのに役立ちます。ただし、人々のグループを同時に集めることを選択した場合は、最適なコラボレーションと生産性を得るために、サイレントミーティングと上記のツールを活用することを検討してください。