カンバンを使用してGTDを管理する方法

GTDの最初のステップは、すべての「もの」を頭から取り除くことです。これを行う方法の1つは、3×5カードにすべてを書き留めることです。3×5カードに最適なデジタル版はかんばん技法です。

GTDのステップを見て、かんばんとどの程度うまくかみ合っているか見てみましょう。

ほとんどの人と同じように、おそらく100の異なるタスク、プロジェクト、アイデア、およびその他のもの(GTDで呼ばれているように)が頭の中で揺れ動いています。まず、すべてをオフロードするための受信トレイを作成します。

最も人気のあるかんばんツールであり、寛大な無料枠を提供するTrelloを使用します。その上、Trelloには優れたキーボードショートカットとよく構成されたUIがあります。それは、それをその仕事に使用する最も速くて簡単なプログラムの一つにします。

ブレーンストーミングでは、余計な手間をかけずに考えを導き出すことが重要です。ただし、必要に応じて、Trelloに代わるものを試すこともできます。

まず、新しいボードを作成し、それを「GTD」と呼びます。

次に、 受信トレイリストを追加して、すべてのものをオフロードします。

数分で、心の奥にあるすべての考えやアイデアのカードを作成します。 [ カード追加 ]ボタンをクリックして開始します。次に、最初のタスクまたはアイデアを入力します。それが何であれ、— Enterキーを押します。

他に何も考えられなくなるまで、このプロセスを繰り返します。

次のステップは、受信トレイの各アイテムが実行可能かどうかを判断することです。つまり、あなたはそれについて何かすることができますか?

まず、実行可能なアイテムの2つのリストを作成しましょう。実行可能なものがある場合は、2分未満かかるかどうかを判断する必要があります。もしそうなら、できるだけ早くそれに取り組む必要があります。

そうでない場合は、別のステップでさらに分解する必要があります。これに必要な2つのリストは、「プロジェクト」と「To-do Today」です。

[ 別のリストを追加]をクリックして、カードを受信トレイに追加する場合と同じように2つのリストを作成します。

アイテムが実行可能でない場合、いくつかの異なる場所に移動する可能性があります。まず、「これは重要ですか?」興味がない場合は、削除して忘れてください。

次に、これがあなたがいつの日か乗り越えたいものかどうか尋ねますが、まだまだです。多分それは遠い夢です。または、将来のある時点でのみ可能になるものかもしれません。このような状況では、「Someday / Maybe」というリストを作成します。

アイテムが重要であるが、実行可能ではなく情報である場合は、「参照」リストに含める必要があります。かんばんは実用的なアイテムに適しています。したがって、リファレンスリストは、 軽量のメモ作成Webアプリのように、より適切な場所に移動されるまで、情報を一時的に停止する場所にする必要があります。

カードがアクション可能であると判断した後も、カードに対してアクションを実行できない場合があります。それは、開始する前に誰かが何かを完了するのを待っているためかもしれません。または、多分誰かがこのプロジェクトに取り組むべきです。

最初のシナリオでは、「据え置き」リストを作成します。期日を設定して、プロジェクトのブロックをいつ行うべきかを思い出させることができます。それをクリックしてカードを開き、カレンダーにアクセスするための期日を選択します。

2番目のケースでは、「委任」というリストを作成します。カードをそのリストに移動した後、他のメンバーをカードに追加できます。しかし、誰かがメンバーに理事会へのアクセスを招待したに違いありません。

カードを開き、[ メンバー]を選択します。次に、責任を共有するメンバーを見つけます。

次に、実際に受信トレイを調べて、アイテムを適切なリストにドラッグします。リストの先頭から始めて、下に向かって進みます。各アイテムについて、作成したカテゴリとそれが属する場所を検討します。

すべてのアイテムを並べ替えたら、プロジェクトを分析します。それぞれを見て、複雑さについて考えてください。単純なプロジェクトの場合は、カードにチェックリストを追加できます。カードをクリックして開きます。次に、[ チェックリスト ]をクリックして、カードを追加したのと同じようにアイテムの追加を開始します。

大規模なプロジェクトの場合、そのプロジェクトを管理するための新しいボードを作成できます。その後、カードを新しいボードに移動できます。これを行うには、移動するカードにカーソルを合わせ、鉛筆アイコンをクリックします。次に、[ 移動 ]をクリックし、 移動先のボードをドロップダウンから選択します。

大規模プロジェクトの別のオプションには、チェックリストの作成も含まれます。プロジェクトで何をしたいかはわかっているが、多くの作業を行う準備ができていない場合は、この方法が適しています。

チェックリストのアイテムの大まかなリストをプレースホルダーとして作成できます。受信トレイのアイデアをブレーンストーミングするようなものだと考えてください。これらは潜在的なサブプロジェクトだけです。その後、準備ができたら、カードを別のボードに移動できます。また、チェックリストの各アイテムを新しいカードに変えることができます。

GTDの使用は簡単です。 1、2時間でできます。しかし、システムを維持する必要があります。そうしないと失敗します。週に1〜2回、GTD Trelloボードにチェックインします。新しい考えを受信トレイにダンプし、各リストのアイテムを再評価します。まだ適切な場所にいるかどうかを確認します。

プロジェクトを終了するとき、2つのオプションがあります。カードについて知る必要がなくなった場合は、カードを削除できます。または、過去のプロジェクトの記録が必要な場合は、「完了」リストを作成して、そこに完成したプロジェクトを移動できます。

このシステムは、1週間の計画にも役立ちます。 「次の作業」という別のリストを追加できます。このリストは、今後数日以内または翌週中に取り組む予定のプロジェクト用です。日曜日の夜または月曜日の朝にTrelloボードをチェックすると、その週の作業を計画できます。

このシステムをあなたのものにしてください。うまくいかなかった場合は、GTDに従ってその手紙を読む必要はありません。自由に混ぜて、さまざまな方法を試してください。最も重要なことは、それを維持することです!システムが機能し続ける場合にのみシステムが機能し続けるため、必要に応じてカレンダーのリマインダーを設定します。