すべてのSharePointユーザーが知っておくべき10のベストプラクティス

SharePointはMicrosoft365の一部であり、ドキュメントとコンテンツを専門的に管理できます。管理者であろうとエンドユーザーであろうと、ベストプラクティスを理解して実装することで、誰もが問題なくコンテンツを使用できるようになります。

この記事では、SharePointを最も効果的に使用する方法を学習します。

1.ファイル名に一貫性を持たせる

一貫性は成功への鍵であり、 SharePointの場合でも当てはまります。 SharePointは多数のドキュメントを保存する可能性があるため、ファイル名に一貫性を持たせる必要があります。

一部の検索結果にあいまいなファイル名が含まれていることに気付いたかもしれません。その結果、目的のファイルを見つけるために各ファイルを開く必要があります。これは骨の折れる仕事であり、あなたを非生産的にします。さらに、異なるチームメイトが異なる命名スタイルに従っている場合、何千ものドキュメントから適切なファイルを見つけることはほとんど不可能になる可能性があります。

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SharePointは共有プラットフォームであるため、他のユーザーと話し合って命名規則を選択してください。したがって、あなたとあなたのチームメートは、あらゆるファイルやドキュメントをすばやく見つけることができます。

2.ドキュメントにタグを付ける

単一の命名規則に従っているにもかかわらず、必要なドキュメントを見つけるのに問題が発生する可能性があります。 Microsoft Searchでより具体的で関連性の高い結果を表示するには、ドキュメントにタグを付けます。タグ付けは、テレビシリーズの映画やチャンネルのジャンルと同様に機能します。

同じカテゴリに属する​​すべてのファイルを見つけるのに役立ちます。タグを追加するには、ライブラリに移動して、作成日、最終更新日などの新しいカテゴリフィールドを追加します。ここで、すべてのドキュメントに、タグとして機能する対応するデータを含めます。このようにして、SharePointから正確な結果を得ることができます。

3.ロック機能を使用してドキュメントを保護します

SharePointデータのセキュリティは、ITインフラストラクチャ管理者だけに依存しているわけではありません。エンドユーザーは、ドキュメントをロックすることで自分の役割を果たすこともできます。この機能により、権限のない人が共有ファイルやドキュメントに変更を加えることができなくなります。

組み込みのレコード管理機能をアクティブにすることで、ドキュメントをロックおよびロック解除できます。また、SharePointの名前の横にアイコンが表示されるため、SharePointの特別なステータスを誰もが知ることができます。この設定をワークフローに追加して、承認時にドキュメントを自動的にロックすることができます。

4.リストとライブラリをすばやくコピーする

リストまたはライブラリの作成、メタデータの追加、ビューの作成—SharePointでライブラリまたはリストを作成する完全なプロセスには何時間もかかります。これらのリストまたはライブラリを複数回作成する必要がある場合、この多忙な作業は平凡なものになる可能性があります。

したがって、適切なアクセス権を持つ任意のSharePointサイトからリストをコピーできることを知っておく必要があります。さらに、コピープロセスは単純であり、ほぼ完全な構成をコピーできます。ライブラリまたはリストのフォーマットをコピーすると、新しいプロジェクトの時間を節約できます。

5.失われたライブラリデータを復元する方法を学ぶ

重要なデータを誤って削除すると、チームに取り返しのつかない損害を与える可能性があります。したがって、SharePointライブラリから削除および失われたデータを復元するための基本を知っておく必要があります。

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あなたがこれを知っているなら、あなたはデータ回復のために他の誰かに頼る必要はありません。したがって、あなたはあなたの時間とこの非生産的な仕事であなたと一緒に働くかもしれない他の個人を節約することになります。

まず、SharePointのデータ復元ポリシーを作成し、それを適切に適用します。復元プロセスでは、特定の期間のデータを復元できます。以前の時間からデータを復元すると、それ以降に行った変更が失われることに注意してください。

6.アクセス要求の管理

あなたがメールで同僚とリンクを共有し、その日のために出発したと想像してみてください。その人がリンクを開こうとすると、そのファイルにアクセスできないことがわかります。明らかに、彼らはファイルへのアクセスを要求することができますが、承認と所要時間を共有できる手がかりはありません。複数のチームサイト所有者がファイルアクセス要求に関する通知を受け取る場合があります。

また、他の人がリクエストを受け入れると全員が考える可能性もあります。その結果、アクセスを要求した人が返信を受け取らない可能性があります。このような問題を回避するために、特定のサポートメールを設定してこのようなリクエストに対応することができます。

7.ライブラリの許可を制限する

ライブラリにアクセスするための大量の許可は、データのセキュリティに悪影響を及ぼします。このようなシナリオを回避するには、SharePointサイトのライブラリへのアクセスを制限する必要があります。

HRチームのみがアクセスする必要のあるライブラリがある場合は、他のユーザーがそのSharePointサイトにアクセスするのを制限できます。そのためには、ライブラリに名前を付け、その説明にその特別なステータスを記載します。

8.ハブサイトを使用してチームサイトを分類する

SharePointサイトのコレクション全体から同様のカテゴリのサイトを見つけるのは難しい場合があります。ただし、ハブサイトと呼ばれる仮想グループを介して類似または関連するサイトをグループ化できます。

たとえば、すべてのプロジェクトの1つのサイトをクライアントと共有する必要がある場合は、ハブサイトを作成し、その中のすべてのサイトをグループ化できます。したがって、類似したサイトの検索と共有はシームレスになり、誰にとっても時間がかかりません。

9.さまざまな種類のサイトをいつ使用するかを知る

SharePointを使用していると、2つの主要なサイトテンプレートに出くわします。これらはチームサイトおよびコミュニケーションサイトと呼ばれます。どちらのタイプも使用法が異なるため、プロジェクトに基づいてこれらのいずれかを選択する必要があります。

チームメイトと発表やプロモーションを共有したい場合は、コミュニケーションサイトを使用することをお勧めします。寄稿者よりも多くの読者/従業員がいる場合に理想的です。

チームサイトは、小規模なチームとのプロジェクトコラボレーションに適しています。また、寄稿者が多い場合にもご利用ください。

10.パーソナライズされたビューの設定

知っているかもしれないSharePointの機能の1つは、選択に基づいてパーソナライズされたビューを作成することです。さらに、SharePointには、ドキュメント管理用のいくつかのフィルターとトグルが用意されています。追加のメタデータの詳細を表示したり、選択したファイルをフィルタリングしたり、ファイルをさまざまな順序で並べ替えたり、ファイルを1つまたは複数のグループにグループ化したりできます。

すべてのチームメンバーは、自分だけがアクセスできるパーソナライズされたビューを作成できます。すべての人のライブラリビューを妨げることはありません。さらに、同様の表示要件を持つチームメイトがいる場合は、パブリックビューを作成できます。

SharePointを簡単に

SharePointはすべてコンテンツ管理に関するものであり、複雑でありふれたものであってはなりません。あなたとあなたのチームは、上記の標準的な方法に従うことで、SharePointを最大限に活用できます。

初心者の場合、これらは生産的で混乱のない方法でツールを使い始めるための理想的なヒントです。さらに、SharePointのベストプラクティスは、物事を簡単に行うのに役立ちます。