これらのクイックヒントでOutlookの邪魔にならないようにする方法

Microsoft Outlookが電子メールとカレンダーを管理するための頼りになるアプリケーションである場合、その機能のいくつかは非常に気が散る可能性があると思ったかもしれません。もちろん、Outlookはワークロードの管理に役立つように既に設定されていますが、いくつかの簡単な調整でさらに改善される可能性があります。

Outlookをより適切に機能させる方法をいくつか見てみましょう。

1.受信メールのルールを作成します

電子メールを受信すると、自動的に受信トレイフォルダに移動します。これは、多くの異なる人々から複数の電子メールを受信した場合に追跡するのが難しい場合があり、それらはすぐに増加する可能性があります。 Outlookでは、特定のユーザーからの受信メールがサブフォルダーに直接送信されるように受信トレイルールを設定できます。これにより、誰が何を送信しているかを追跡できます。新しいルールを作成するには、次の手順に従います。

  1. [ファイル]> [ルールとアラートの管理]に移動し、[新しいルール]をクリックします新しいウィンドウがポップアップし、さまざまなオプションが表示されます。
  2. [手順1:テンプレートを選択する]で [メッセージを誰かからフォルダーに移動する]をクリックします。
  3. 次に、[ステップ2:ルールの説明を編集する]で、ハイパーリンクをクリックして、指定したフォルダーに電子メールを転送するユーザーまたはパブリックグループを選択する必要があります
  4. [完了]をクリックしてルールを適用します。

マイクロソフトの公式ビデオで詳細に説明されています。

受信トレイのルールにより、受信トレイが詰まるのを防ぐことができます。また、特定の人や重要な仕事用メールを追跡する必要がある場合は、すでに整理されています。

関連: Outlookで署名を作成する方法

2.電子メール通知をオフにします

これまでに、電子メールを受信したときにOutlookが発する通知音に気付いたかもしれません。タスクバーのOutlookアイコンに黄色い封筒のアイコンがポップアップすることにも気づいたかもしれません。これは、通知を受け取りたい場合に便利ですが、これらの電子メールが受信され続けると、集中力が失われる可能性があります。幸い、Outlookには、これらの通知をオフにするオプションもあります。

[ファイル]> [オプション]> [メール]に移動し、 [メッセージの到着]という見出しの下で、オフにする通知を選択できます。選択に満足したら、[ OK ]をクリックします

関連: MicrosoftOutlookで会議をスケジュールする方法

3.カレンダーのリマインダーを設定します

電子メール通知と同様に、Outlookカレンダーは予定が開始される15分前に予定を通知するように設定されています。それはあなたの次の予定を表示することでこれを行い、そしてあなたは、ウィンドウを閉じるに閉じクリックする必要があります。

これらのリマインダーは、必要な場合に役立ちます。たとえば、仕事に没頭していてリマインダーがポップアップした場合は、行っていることをまとめて、予定の準備をすることができます。

ただし、この関数が必要ない場合は、フローが中断する可能性があります。これらのアラームを停止するには、[ファイル]> [オプション]> [詳細、およびリマインダーの下で、チェックを外しショーリマインダに行きます。

または、 [ファイル]> [オプション]> [カレンダー]に移動することもできます。[カレンダーオプション]の下に、[デフォルトのリマインダー]のオプションが表示されます。これを編集するには、次の手順に従います。

  1. デフォルトのリマインダーの横にあるボックスをクリックして、ボックスにチェックマークを付けます
  2. ドロップダウンリストで、 0分を選択します
  3. デフォルトのリマインダーの横にあるボックスもう一度クリックすると、チェックマークが消えます。これを行わないと、選択内容が保存されません
  4. [ OK]をクリックします
    Outlookのカレンダー設定

これで、これらのリマインダーがポップアップすることなく作業を続行できます。重要なタスクを追跡する方法がまだ必要な場合は、MicrosoftTo-Doの利点も確認してください。

関連: Microsoft To Do:完全な初心者向けガイド

4.Outlookカレンダーを色分けする

Outlookの予定表の予定を1つの色で色付けしても問題はありません。ただし、色分けすると、カレンダーが簡素化され、個々の予定や会議の内容を確認しなくても、勤務日や週の概要を簡単に把握できるようになります。

たとえば、社内での会議、外部の会社との会議、クライアント、管理タスク、カレンダーに予約されたトレーニングなど、さまざまな種類の作業がある場合、費やす必要のある情報がぼやける可能性があります。より多くの時間を集中します。

色分けを使用すると、カレンダーをすばやくざっと見て、準備する必要のある作業の種類の概要を把握できます。また、色分けを使用して、重要度の高い順に予定に優先順位を付けることもできます。たとえば、「緊急」の会議には赤、「重要」には琥珀色、「定例」には緑を選択できます。

ここで重要なことは、行う作業の種類ごとに異なる色を選択し、互いにあまり似ていないように見える色を選択して違いを区別することです。開始するには、次の手順に従います。

  1. カレンダーで予定または会議をクリックして、[予定シリーズ]タブを表示します。
  2. Categorizeと書かれたカラフルなウィンドウアイコンをクリックします。
  3. ドロップダウンリストで、[すべてのカテゴリ]をクリックします
  4. 新しいウィンドウがポップアップします。右側で、[新規]をクリックします。
  5. あなたのカテゴリーの名前を書いてください。たとえば、「社内会議」で、好きな色を選択します。
  6. 新しい色分けされたカレンダーの予定が表示されるまで、両方のウィンドウで[ OK]をクリックします。
    Outlookのカテゴリウィンドウのスクリーンショット

作成するカテゴリの数だけこのプロセスを繰り返します。

Outlookの気晴らしが解決されました

Outlookの邪魔にならないようにする方法がわかったので、最適に機能するようにOutlookを調整できます。それらは重要ではないように思われるかもしれませんが、少し調整するだけであなたの仕事の日に違いを生むことができます。

これは完全なリストではありません。コミットする前に試してみることをお勧めします。 Outlookの設定をいじって、フォーカスを最適化するのに役立つ他のことを見つけたかどうかを確認することもできます。